المحتجَز: أرباحُ مقاولٍ محبوسةٌ في مستخلصاتٍ قديمة

مقاولٌ متوسّطٌ سُئل: كم لك من محتجزاتٍ عند عملائك اليوم؟ فكّر قليلاً ثم قال «حوالي مليون». وبعد ثلاثة أيامٍ من الجمع اليدوي تبيّن أنها ٢٫٧ مليون، منها ٤٠٠ ألفٍ مستحقّة الإفراج منذ أكثر من سنة — ولم يطالب بها أحد لأن أحداً لم يكن يعلم.

هذا نمطٌ لا استثناء. المحتجَز يُقتطع في كل مستخلصٍ بنسبةٍ صغيرة، فيمرّ بلا انتباه؛ ثم يتراكم على عشرات المستخلصات في سنوات، ويصير أكبر أصلٍ في الشركة بعد المعدّات — وأقلّها متابعة.

المحتجَز ليس خصماً

الخطأ الأول محاسبيّ: أن يُعامل المحتجز خصماً على قيمة المستخلص، فتُسجَّل الإيرادات بعد الخصم. والصحيح أنه مبلغٌ مستحقٌّ مؤجَّل التحصيل: العمل أُنجز كاملاً والإيراد يُثبت كاملاً، لكن جزءاً من الثمن يُحتجز ضماناً حتى انقضاء فترة الصيانة.

ولهذا يجب أن يكون له حسابٌ مستقلٌّ في المدينين لا أن يذوب في ذمّة العميل: «ذمم عملاء — محتجزات». حينئذٍ يظهر في الميزانية بمبلغه، ويُقرأ منفصلاً عن الذمم الجارية، ولا يشوّش على أعمار الديون — فالمحتجز ليس متأخّراً، هو مؤجَّلٌ باتفاق.

الأسئلة الأربعة التي يجب أن يجيبها النظام

كم المحتجَز الكلّي؟ رقمٌ واحدٌ بلا جمعٍ يدوي.

موزّعاً على أيّ مشروعٍ وأيّ عميل؟ فالمطالبة تكون بمشروعٍ لا بمبلغٍ إجمالي.

ما المستحقُّ الإفراج عنه اليوم؟ وهذا هو السؤال الذي يعيد النقد.

وما الذي أُفرج عنه فعلاً؟ لأن الإفراج المتفق عليه غير الإفراج المحصَّل.

وأصعبها الثالث، لأنه يحتاج ما لا يُكتب عادةً: شروط الإفراج. وهي في العقود العربية غالباً على نصفين: نصفٌ عند التسليم الابتدائي، ونصفٌ بعد فترة الصيانة (سنة عادةً). فإن لم يُسجَّل تاريخ التسليم الابتدائي في النظام، فلا أحد يعرف متى استحقّ النصف الأول.

لماذا لا يُطالَب بالمحتجَز؟

ثلاثة أسبابٍ متكرّرة، وكلّها قابلةٌ للحلّ:

لا أحد يعرف أنه استحقّ. لا تنبيه ولا قائمة. وسنةُ الصيانة تنقضي في صمت.

لا أحد يعرف كم بالضبط. المطالبة بمبلغٍ تقريبيّ تُردّ، وجمعُه يدوياً من عشرين مستخلصاً يؤجَّل أسبوعاً بعد أسبوع.

العلاقة مستمرّة. يُخشى أن تفسد المطالبة مشروعاً قائماً مع العميل نفسه. وهذا سببٌ إنسانيٌّ مفهوم، لكنه يكلّف: مبلغٌ لا يُطالَب به سنتين يفقد جزءاً من قيمته بالتضخّم، وقد يفقده كلّه إن تعثّر العميل.

والعلاج الإداري بسيط: قائمةٌ شهريةٌ بما استحقّ الإفراج، ومطالبةٌ مكتوبةٌ روتينيّة — لا حملة. الروتين لا يُفسد علاقة؛ الصمت ثم المطالبة الغاضبة بعد سنتين هو الذي يفسدها.

الوجه الآخر: ما تحتجزه أنت

المقاول الذي يُحتجز منه يَحتجز أيضاً من مقاوليه من الباطن بالنسبة نفسها غالباً. وهذا التزامٌ لا أصل، ويجب أن يُرى: محتجزات دائنة. ومقاولٌ لا يتابعها يفاجَأ بمطالباتٍ قديمةٍ دفعةً واحدة، أو — وهو الأسوأ — يدفعها مرّتين لأن أحداً لم يتذكّر أنها دُفعت.

وثمّة حسابٌ يغفل عنه كثيرون: المحتجز الدائن يجب أن يقابل المحتجز المدين على المشروع نفسه. مشروعٌ محتجزُه عندك من الباطن أكبر ممّا احتُجز منك يعني أنك تمسك نقداً ليس لك؛ والعكس يعني أنك تموّل العميل من جيبك.

خطابات الضمان: ثلاثة تنتهي بصمت

مع المحتجز تسير الضمانات البنكية، وهي في المقاولات ثلاثة أنواعٍ لكلٍّ منها عمرٌ ونهاية:

ضمان دخول المناقصة (الابتدائي). ينتهي بالترسية أو بانتهاء مدّة العرض. ومن لا يتابعه يدفع عمولاتٍ بنكيّةً على خطابٍ لمناقصةٍ خسرها قبل عام.

ضمان حسن التنفيذ (النهائي). يبقى طوال المشروع، ويُفرج عنه عند التسليم. وهو الأكبر مبلغاً والأثقل عمولةً.

ضمان الدفعة المقدّمة. يجب أن يتناقص مع استقطاع الدفعة من المستخلصات. والمقاول الذي يترك الخطاب بقيمته الكاملة بعد استرداد نصف الدفعة يدفع عمولةً على ضمانٍ لم يعد له مقابل.

وكلّها تشترك في خاصّيةٍ واحدة: لها تاريخُ انتهاء، ونسيانه يكلّف مالاً أو مشروعاً. فالنسيان في الاتجاه الأول عمولاتٌ تُدفع بلا سبب، وفي الاتجاه الثاني ضمانٌ ينتهي أثناء المشروع فيُنذر العميل أو يُسحب. ولهذا يجب أن تكون الضمانات سجلاً بتواريخه وتنبيهاته، لا ملفاً في درج.

وهذا ما يوفّره موديول المقاولات في كمتوفا ERP: احتجازٌ بحسابٍ مستقلٍّ يُقتطع في المستخلص ويُفرج عنه بمستند، وسجلُّ ضماناتٍ بتواريخ انتهاءٍ وتنبيهات، ولوحةٌ تُظهر ما استحقّ الإفراج عنه اليوم.

ثلاثة تقارير

أعمار المحتجزات بالمشروع والعميل — بمن مضى على استحقاقه أكثر من تسعين يوماً في أعلى القائمة.

ضماناتٌ تنتهي خلال ٦٠ يوماً — تجديدٌ أو إفراج، وكلاهما قرار.

صافي المحتجز بالمشروع — ما احتُجز منك ناقص ما احتجزته من الباطن.

اطّلع على موديول المقاولات والإنشاءات، وعلى بقية ميزات كمتوفا ERP، أو راجع صفحة الأسعار.