طلبات الإجازة: من ورقة تُوقَّع إلى رصيد يُحتسب ودورة تُرى

في أكثر الشركات، رصيد الإجازات ملف إكسل فيه عمود اسمه «المتبقّي». يفتحه موظف الموارد البشرية كل مرّة يُسأل، ويطرح منه الأيام المأخوذة، ويكتب الرقم الجديد. وهذا الملف — مهما بلغت دقّة صاحبه — يحمل ثلاثة أخطاء بنيوية: يتقادم بين التحديث والتحديث، ولا يعرف الطلبات المعلّقة، ولا يعرف أن استحقاق الموظف تغيّر لأنه أتمّ خمس سنوات الشهر الماضي.

والخلاف الذي يقع في نهاية السنة — «رصيدي عشرون» / «لا، اثنا عشر» — ليس خلافاً على القانون، بل على رقم لم يُحسب من قاعدة قط.

الرصيد المحسوب: أربع قواعد لا واحدة

الرصيد الصحيح ناتج معادلة لا خانة تُكتب:

الرصيد = الاستحقاق + المُرحَّل − المعتمَد − المعلَّق

وكل حدٍّ فيها له قاعدته:

١) الاستحقاق ليس رقماً ثابتاً للجميع. في السعودية واحد وعشرون يوماً، وثلاثون بعد خمس سنوات من الخدمة. وفي مصر واحد وعشرون، وثلاثون لمن أمضى عشر سنوات أو بلغ الخمسين، وخمسة عشر في السنة الأولى بعد ستة أشهر. وفي الإمارات ثلاثون بعد سنة، ويومان عن كل شهر بين الشهر السادس والسنة. فالاستحقاق دالّة في الأقدمية والسنّ ودولة العمل معاً — والملف الذي يكتب «21» للجميع يخطئ في اليوم الذي يُتمّ فيه أحدهم خمس سنوات، ولا يعرف أنه أخطأ.

٢) المُرحَّل قرار شركة لا قاعدة قانون. كم يُرحَّل من السنة الماضية؟ وهل له سقف؟ وهل يسقط في مارس؟ هذا مُدخَل تكتبه الشركة مرّة لكل موظف في أول السنة — وهو المُدخَل اليدوي الوحيد المشروع في المعادلة.

٣) المعتمَد ما بُتّ فيه بالموافقة. لا ما طُلب، ولا ما أُخذ شفهياً.

٤) المعلَّق يُخصم كذلك — وهذا ما يُنسى دائماً. موظف رصيده عشرة وقدّم طلباً بسبعة لم يُعتمد بعد، رصيده المتاح ثلاثة لا عشرة. الملف الذي لا يعرف المعلّق يسمح له بطلب سبعة أخرى، فيوافق مديران على أربعة عشر يوماً لمن يملك عشرة.

وليست كل الإجازات تُخصم من رصيد

خطأ شائع آخر: معاملة كل أنواع الإجازات معاملةً واحدة. الإجازة السنوية رصيدٌ يتراكم ويُخصم. أمّا المرضية فشرائح بأجر متدرّج (كامل ثم جزئي ثم بلا أجر) ولا «رصيد» لها بالمعنى نفسه. والزواج والوفاة والحج إجازات **بالواقعة** لا بالرصيد: تُمنح عند حدوثها، وبعضها مرّة واحدة في مدّة الخدمة. والأمومة مدّة محدّدة بقانون. فالنظام الذي يعرض «رصيد» لكل نوع يُربك الموظف برقم لا معنى له؛ والصحيح أن يُعرض الرصيد لما يُخصم منه رصيد، وتُعرض القاعدة لما عداه.

الطلب بلا حالة ظاهرة نصف طلب

الجزء الثاني من المشكلة ليس في الرصيد بل في الدورة. الموظف يرسل طلبه ثم يدخل في صمت: لا يعرف هل وصل، ولا عند من هو الآن، ولا متى يُبتّ فيه. فيسأل مديره بعد يومين، ويسأل الموارد البشرية بعد أربعة — وهو ما كانت البوابة موجودة لمنعه.

الدورة السليمة أربع خطوات ظاهرة: مقدَّم (وصل ومعه رقم)، عند من (اسم المعتمِد)، القرار (اعتماد أو رفض بسببه)، الأثر (نزل من الرصيد، أو دخل الراتب إن كان بلا أجر). وأهمّها الثانية: أن يعرف الموظف عند من طلبه الآن. أكثر الطلبات لا تتأخّر لأن أحداً رفضها، بل لأن أحداً لم يرها.

ومن حقّ الموظف كذلك أن **يسحب طلبه** ما دام لم يُبتّ فيه — تغيّرت ظروفه، أو أخطأ في التاريخ. والنظام الذي لا يسمح بالسحب يُنتج طلبات «مرفوضة» ليست مرفوضة حقاً، ويفسد بها إحصاءه.

حيث تلتقي الإجازة بالراتب

هنا يظهر الفرق بين نظام إجازات مستقلّ ونظام داخل الرواتب. الإجازة السنوية المعتمَدة لا تغيّر الراتب — الأيام مدفوعة. أمّا **الإجازة بلا أجر** فتغيّره: يومان بلا أجر يعنيان خصماً يجب أن يظهر في قسيمة الشهر. وفي النظام المنفصل يحتاج هذا نقلاً يدوياً من جدول الإجازات إلى ملف الرواتب، وهو أشيع مصدر لفرق آخر الشهر.

والمسألة المقابلة: **رصيد الإجازة عند انتهاء الخدمة**. الأيام غير المستعملة تُصرف نقداً في التسوية النهائية بأجر يوم — والرقم يجب أن يأتي من الرصيد نفسه لا من تقدير. فإن كان الرصيد مكتوباً في ملف، صارت التسوية النهائية مبنيّة على رقم لا يعرف أحد كيف نشأ.

وقاعدة ثالثة تحمي الدفاتر: **يوم دُفع أجره لا تُغيَّر إجازته**. فبعد ترحيل مسير الشهر لا يجوز اعتماد إجازة على أيامه، وإلا تغيّر أساس راتب صدر به قيد.

كيف تعمل الإجازات في كمتوفا ERP

الرصيد يُحتسب ولا يُكتب

في موديول الموارد البشرية لا خانة اسمها «الرصيد المتبقّي». الاستحقاق يُقيَّم من قواعد ملف دولة الشركة بأقدمية الموظف وسنّه وجنسه — وهي صفوف بتاريخ سريان تُعدَّل من الشاشة حين يتغيّر القانون، لا ثوابت في الشيفرة. والمُدخَل اليدوي الوحيد هو **الرصيد الافتتاحي المُرحَّل** من السنة الماضية.

والمعلَّق يُخصم مع المعتمَد

الرصيد المعروض في البوابة وفي شاشة الأرصدة هو المتاح فعلاً: الاستحقاق زائد المُرحَّل ناقص المعتمَد **ناقص المعلَّق**. فلا يُعتمد لموظف ما لا يملكه لأن طلبه الأول لم يُبتّ بعد.

ولكل نوع قواعد عدّه

لكل نوع إجازة إعداداته: أتعدّ أيام الراحة الأسبوعية؟ أتعدّ العطلات الرسمية؟ أتخصم من رصيد أصلاً؟ وبأيّ نسبة أجر؟ فالإجازة المرضية بشرائحها والزواج والوفاة والحج تُعامَل كلٌّ بقاعدتها لا بقاعدة واحدة.

وطلب البوابة هو طلب الموارد البشرية

الطلب المقدَّم من بوابة الموظف يدخل الدورة نفسها التي يدخلها الطلب المكتوب في شاشة الموارد البشرية: نفس الاعتماد، ونفس الأثر على الرصيد، ونفس الحرّاس. دورة واحدة لا دورتان — والموظف يرى حالة طلبه ويستطيع سحبه ما دام معلّقاً.

والإجازة بلا أجر تعبر إلى المسير وحدها

أيام الإجازة بلا أجر تُحتسب في أيام الفترة وتصل مُدخَلاً إلى مسير الرواتب بلا نقل يدوي، فيظهر خصمها في القسيمة بمصدره. ورصيد الإجازة عند انتهاء الخدمة يدخل التسوية النهائية بدلاً نقدياً محسوباً من الرصيد نفسه. **والأيام المقفلة بمسير مرحَّل لا تُعتمد عليها إجازة** — يرفضها النظام برسالة تقول السبب.

ابدأ بسؤال الرصيد

اسأل في شركتك: من أين يأتي رقم الرصيد؟ إن كان الجواب «من ملف يحدّثه فلان» فأنت أمام خلاف مؤجَّل إلى ديسمبر. وإن كان «يُحتسب من قاعدة الاستحقاق وما اعتُمد وما هو معلّق» فأنت أمام رقم يُدافَع عنه.

تعرّف على موديول الموارد البشرية في كمتوفا ERP وإجازاته وأرصدتها المحسوبة، واطّلع على بقية ميزات النظام، أو راجع صفحة الأسعار.