Administrasi

Pengguna

Rute: Menu pengguna › Pengguna — /admin/users

Tujuan: membuat dan mengelola akun karyawan. Setiap pengguna memperoleh identitas login, bahasa antarmuka, cabang/gudang default, dan satu atau beberapa peran yang menentukan secara persis apa yang boleh mereka lihat dan lakukan. Gunakan layar ini setiap kali seorang karyawan bergabung, berganti tugas, atau keluar.

Daftar

Kolom: avatar, nama pengguna, email, peran. Aksi per baris:

• Edit (pensil): membuka editor satu halaman penuh.
• Kunci / Buka kunci (gembok): langsung memblokir atau memulihkan login tanpa menghapus akun. Super admin terlindungi milik perusahaan tidak pernah dapat dikunci (tombolnya disembunyikan dan server menolaknya).

Referensi bidang (editor pengguna)

Contoh langkah demi langkah — membuat pengguna

1. Menu pengguna › Pengguna › Buat.
2. Nama pengguna: m.ali — petunjuk menampilkan login finalnya: m.ali@kodeanda.com.
3. Isi nama depan/belakang; pilih Bahasa = Inggris jika karyawan tersebut lebih menyukai bahasa Inggris.
4. Pilih cabang dan gudang default tempat ia bekerja.
5. Masukkan kata sandi awal minimal 10 karakter dan sampaikan kepadanya secara pribadi.
6. Centang perannya, mis. "Kepala Gudang", lalu Simpan (atau Simpan & Baru untuk menambahkan karyawan berikutnya).

Penerapan preferensi bahasa

Aplikasi tersedia dalam tiga bahasa: Arab (RTL), Inggris, dan Indonesia. Dua mekanisme bekerja bersama:

• Preferensi pengguna (layar ini): bidang Bahasa disimpan pada akun. Pada setiap login antarmuka beralih ke bahasa tersebut secara otomatis.
• Dropdown bahasa di bilah atas (ع / EN / ID): setiap pengguna dapat berganti bahasa kapan saja; pilihan tersebut diingat di browser itu hingga login berikutnya menerapkan kembali preferensi akun. Beralih ke bahasa Arab juga membalik seluruh tata letak menjadi kanan-ke-kiri.

Pemecahan masalah

Tanya Jawab

• Dapatkah saya menghapus pengguna? Tidak — kunci atau nonaktifkan saja, agar riwayat dokumennya tetap teratribusi.
• Dapatkah satu pengguna memiliki beberapa peran? Ya; hak akses terakumulasi (gabungan).
• Mengapa saya tidak dapat mengunci pengguna tertentu? Itu adalah super admin perusahaan yang terlindungi — tidak pernah dapat dikunci.
• Apakah perubahan peran langsung berlaku? Pada login berikutnya / penyegaran token pengguna tersebut.

Peran (hak akses)

Rute: Menu pengguna › Peran / Hak akses — /admin/roles

Tujuan: peran adalah paket hak akses bernama (Akuntan, Kepala Gudang, Kasir…) yang ditetapkan kepada pengguna. Editornya memiliki nama, deskripsi, dan tiga tingkat hak akses yang ditampilkan sebagai tab:

Level 1 — Modul

Satu kartu per modul bilah samping: Administrasi, Akuntansi, Persediaan, Penjualan, Pembelian, Impor, Aset, Restoran, Lahan, Pertanian, Armada, Laporan. Mencentang sebuah kartu memberikan akses masuk ke modul tersebut.

Level 2 — matriks hak akses

Baris adalah layar, dikelompokkan di bawah judul yang sama seperti yang Anda lihat di bilah samping (klik judul grup untuk melipatnya). Laporan muncul sebagai baris tersendiri dengan nama registrinya. Kolom adalah enam aksi — kotak centang hanya ada bila layar tersebut benar-benar mendukung aksi itu, dan setiap baris memiliki kotak centang "semua":

Level 3 — cakupan data

Contoh langkah demi langkah — "Kepala Gudang" yang dibatasi 2 gudang

1. Menu pengguna › Peran › Buat. Nama: Kepala Gudang.
2. Tab Level 1: Modul — centang Persediaan saja (Penjualan/Pembelian ikut aktif karena merupakan satu modul komersial; biarkan Akuntansi, Administrasi, dll. nonaktif).
3. Tab Level 2: Layar & Laporan — di bawah Persediaan berikan: Barang (Lihat), Penerimaan barang (Lihat/Buat/Posting), Penyesuaian stok (Lihat/Buat), Transfer persediaan (Lihat/Buat/Posting). Biarkan Hapus dan Batal posting tidak dicentang.
4. Tab Level 3: Data — pada Gudang yang diizinkan pilih tepat dua gudang, mis. "01 - Gudang utama" dan "03 - Suku cadang".
5. Simpan. Buka Pengguna, edit akun kepala gudang tersebut, centang peran baru.
6. Hasil: setelah login berikutnya ia hanya melihat modul Persediaan, hanya layar/aksi yang diberikan, dan setiap daftar, pencarian, dan dokumen difilter ke dua gudang itu.

Tanya Jawab

• Hak akses layar sudah dicentang tetapi pengguna tetap tidak melihat apa pun? Modulnya sendiri nonaktif di Level 1 — Level 1 selalu menang.
• Apakah cakupan memengaruhi laporan? Ya — pembatasan data berlaku di atas segala hal yang dibuka peran tersebut.
• Praktik terbaik? Bangun peran fungsional (Akuntan, Salesman…) alih-alih satu peran per karyawan — ubah peran sekali dan berlaku bagi semua pemegangnya.
• Siapa yang dapat menyetujui dokumen? Itu dikonfigurasi per jenis dokumen di layar Persetujuan (di bawah), dengan mengarahkan aturan persetujuan ke sebuah peran.

Pengaturan

Rute: Menu pengguna › Pengaturan — /settings

Tujuan: konfigurasi tingkat perusahaan dalam lima belas tab — hanya yang diaktifkan modul perusahaan Anda yang tampil. Ini yang utama; sisanya ada di tab modul:

Tab Akun — setiap tautan dan apa yang digerakkannya

Setiap bidang adalah pemilih bagan akun yang dapat dicari (akun posting; kedua bidang "induk" menampilkan akun grup). Dikelompokkan dalam empat bagian:

Tombol Pulihkan default (setelah konfirmasi) menerapkan kembali kode templat bagan akun standar; akun yang tidak ada di bagan Anda dibiarkan tidak berubah.

Detail Email (SMTP)

• Host, port (default 587), nama pengguna, kata sandi, alamat Dari, nama Dari, sakelar STARTTLS.
• Biarkan host kosong untuk memakai pengirim default platform.
• Kata sandi yang tersimpan bersifat tulis-saja: bidangnya menampilkan titik-titik — biarkan kosong untuk mempertahankan yang sekarang.
• STARTTLS aktif = port 587; hilangkan centangnya untuk SSL implisit port 465.

Tanya Jawab

• Siapa yang dapat membuka Pengaturan? Peran mana pun yang memegang hak akses Lihat Pengaturan (modul Administrasi).
• Mengapa kode perusahaan hanya-baca? Kode itu adalah identitas tenant dan bagian dari setiap alamat login.
• Tautan akun kosong — apa yang terjadi? Posting dokumen terkait gagal dengan pesan yang jelas; atur tautannya terlebih dahulu.
• Di mana opsi modul seperti biaya layanan restoran? Pengaturan modul berada sebagai tab di layar yang sama ini — tidak ada layar terpisah.

E-Invoicing (ZATCA)

Rute: Menu pengguna › E-Invoicing — /zatca

Tujuan: wizard 4 langkah yang menghubungkan perusahaan Anda ke platform Fatoora milik ZATCA (e-invoicing Arab Saudi, integrasi Fase 2). Membuka layar ini meminta kode akses harian — mintalah kepada administrator sistem/tim dukungan Anda; kode ini melindungi sertifikat dari perubahan yang tidak disengaja.

Lingkungan

Pilih lingkungan target di bagian atas; indikator kemajuan menunjukkan berapa dari 4 langkah yang telah selesai:

Panel data perusahaan

Nama organisasi, nomor PPN, kota, dan bidang usaha bersifat hanya-baca di sini — semuanya berasal dari Pengaturan › Profil perusahaan. Nomor PPN harus 15 digit, diawali dan diakhiri angka 3. Di layar ini Anda hanya memilih: jenis faktur (Standar & sederhana / Standar saja / Sederhana saja) dan OTP.

Empat langkah dan hasil masing-masing

1. Buat CSR + kunci privat. Menghasilkan kunci privat EC dan permintaan penandatanganan sertifikat secara lokal, sesuai spesifikasi ZATCA. Belum ada yang dikirim ke ZATCA. Menghasilkan: kunci privat + CSR (terlihat di panel kredensial).
2. Dapatkan CSID kepatuhan. Mengirim CSR beserta OTP Anda ke ZATCA. Menghasilkan: sertifikat kepatuhan + secret kepatuhan — kredensial sementara yang dipakai untuk pengujian.
3. Pemeriksaan kepatuhan. Sistem menandatangani dan mengirimkan 6 contoh faktur (standar/sederhana: faktur, nota kredit, nota debit) menggunakan mesin penandatanganan tertanam. Keenamnya harus lulus. Menghasilkan: catatan kepatuhan yang lolos yang membuka Langkah 4.
4. Sertifikat produksi (CSID final). Menukar CSID kepatuhan dengan CSID produksi. Menghasilkan: sertifikat produksi + secret produksi + token, tersimpan di database — sejak saat itu faktur ditandatangani dan dilaporkan dengan kredensial ini.

Di bawah wizard, panel lipat Kunci, secret & sertifikat menampilkan setiap kredensial tersimpan (kunci privat, CSR, secret dan sertifikat kepatuhan/produksi) secara hanya-baca dengan tombol salin.

Contoh langkah demi langkah — onboarding sandbox dari awal sampai akhir

1. Pastikan Pengaturan › Profil perusahaan memiliki nama legal, nomor PPN 15 digit yang valid, dan kota; lalu buka E-Invoicing.
2. Lingkungan = Developers. OTP terisi 12345 secara otomatis.
3. Langkah 1 › Buat CSR + kunci privat → "CSR berhasil dibuat".
4. Langkah 2 › Dapatkan CSID → CSID kepatuhan tersimpan.
5. Langkah 3 › Jalankan pemeriksaan kepatuhan → keenam contoh dokumen lulus.
6. Langkah 4 › Dapatkan sertifikat produksi → sertifikat/secret/token final tersimpan.
7. Aktifkan Pengaturan › Penjualan & e-invoicing › Kirim otomatis saat posting, posting satu faktur penjualan uji, dan pastikan berhasil dilaporkan.

Pemecahan masalah

Tanya Jawab

• Data perusahaan berubah (nama/PPN) — sekarang bagaimana? Lakukan onboarding ulang: ganti/pilih ulang lingkungan dan jalankan lagi keempat langkah untuk menerbitkan sertifikat baru.
• Apakah faktur terkirim otomatis? Hanya jika sakelar kirim-otomatis aktif; jika tidak, faktur dikirim dari layar pengiriman faktur.
• Apakah kunci privat dikirim ke mana pun? Tidak — kunci dibuat dan disimpan secara lokal; hanya CSR yang dikirim ke ZATCA.
• Dapatkah saya menguji tanpa memengaruhi faktur yang sesungguhnya? Ya — untuk itulah lingkungan Developers disediakan.

Penomoran dokumen

Rute: Menu pengguna › Penomoran — /system/counters

Tujuan: satu registri yang mengendalikan penomoran setiap jenis dokumen, diorganisasi dalam tab modul: Akuntansi, Penjualan, Pembelian, Persediaan, Impor, Armada, Pertanian, Lahan, Restoran. Nomor dialokasikan di bawah kunci transaksi, sehingga tidak mungkin terjadi celah atau duplikasi.

Kolom

Jenis dokumen per modul

Contoh langkah demi langkah — faktur penjualan sebagai INV dengan reset tahunan

1. Buka Penomoran › tab Penjualan.
2. Pada baris "Faktur penjualan" atur Prefiks = INV.
3. Pertahankan metode = Berurutan kontinu dan centang Reset tahunan.
4. Tekan Simpan (di bagian atas halaman — menyimpan semua baris sekaligus) dan periksa kolom "Nomor berikutnya".
5. Hasil: faktur bernomor INV-00001, INV-00002… dan mulai lagi dari 1 pada tanggal 1 Januari. Untuk seri independen per cabang, pilih "Per cabang & tahun" — mis. INV01-26-00001 untuk cabang 01 pada tahun 2026.

Pemecahan masalah — bentrokan penomoran

• Status menunjukkan Duplikat (merah): dua dokumen berbagi satu nomor — biasanya setelah impor data eksternal. Penghitung itu sendiri tidak mungkin menghasilkan duplikat; nomori ulang/perbaiki dokumen yang diimpor, lalu periksa kembali.
• Status menunjukkan Celah (kuning): ada nomor yang hilang dari urutan, biasanya draf yang dihapus atau impor yang melompati nomor. Celah bersifat informatif; nomor baru berlanjut setelah nomor terakhir.
• Prefiks diubah tetapi dokumen lama masih menampilkan yang lama: prefiks hanya berlaku untuk nomor yang baru diterbitkan — dokumen yang ada tetap memakai nomornya.

Tanya Jawab

• Dapatkah dua jenis dokumen berbagi prefiks? Secara teknis ya, tetapi hindari — prefiks yang berbeda menjaga pencarian dan pengarsipan tetap jelas.
• Dapatkah saya membuat penghitung mulai dari nomor tertentu? Nomor berikutnya mengikuti dokumen tertinggi yang ada; tidak ada penimpaan manual — ini melindungi jaminan tanpa celah.
• Apakah reset tahunan menghapus sesuatu? Tidak — hanya memulai ulang penomoran; dokumen tahun-tahun sebelumnya tidak tersentuh.

Desainer Cetak

Rute: Menu pengguna › Desainer Cetak — /system/print-designer

Tujuan: desainer seret-dan-letakkan untuk tata letak cetak setiap dokumen transaksi (faktur, bukti kas, penawaran…). Templat disimpan di database per jenis dokumen; templat yang ditandai default adalah yang dipakai saat pengguna mencetak dokumen tersebut.

Bilah alat

• Jenis dokumen — pilih dokumen mana yang sedang Anda desain (daftar sama dengan layar Penomoran).
• Pemilih Templat, Templat baru, nama templat, Simpan, Jadikan default, Hapus.
• Pratinjau (dengan data contoh) dan Cetak dari pratinjau.
• Terbitkan ke galeri / Galeri — bagikan dan gunakan kembali desain antarperusahaan (lihat di bawah).
• Perbesar/perkecil kanvas A4.

Palet (panel samping)

Penyuntingan kanvas

• Seret untuk memindahkan; pegangan bawah untuk mengubah ukuran; tombol panah menggeser 1px (Shift = 10px).
• Klik untuk memilih; Shift/Ctrl-klik untuk pilihan ganda; Ctrl+A memilih semua — kelompok terpilih bergerak bersama.
• Klik ganda sebuah elemen untuk melompat ke tab propertinya; Delete menghapus pilihan.

Galeri bersama

Terbitkan menempatkan salinan tata-letak-saja dari templat Anda di galeri antarperusahaan. Galeri memungkinkan Anda mempratinjau desain terpublikasi mana pun dan meng-Klon-nya ke templat Anda sendiri — hanya desainnya yang disalin, tidak pernah datanya.

Contoh langkah demi langkah — tata letak faktur penjualan resmi

1. Jenis dokumen = Faktur penjualan › Templat baru › beri nama "Tata letak resmi".
2. Seret logo ke sudut atas, lalu nama perusahaan, nomor PPN, dan bidang nomor/tanggal faktur ke bagian kepala.
3. Seret tabel barang, buka propertinya dan centang tepat kolom yang Anda inginkan.
4. Seret kode QR ke dekat footer, tambahkan bidang total dan gambar tanda tangan.
5. Pratinjau dengan data contoh, sesuaikan, Simpan, lalu Jadikan default — semua pencetakan faktur kini memakainya.

Tanya Jawab

• Beberapa templat per dokumen? Ya — simpan beberapa dan ganti default kapan saja.
• Unggahan tanda tangan ditolak? Gambar dibatasi 1 MB — kompres dan coba lagi.
• Apakah mengklon dari galeri membocorkan angka saya? Tidak — entri galeri hanya membawa tata letaknya.
• Bidang database kustom? Muncul otomatis di kelompok "Bidang kustom", tanpa perlu pembangunan ulang.

Persetujuan

Rute: Bilah samping › Persetujuan — /approvals

Tujuan: alur kerja persetujuan dokumen: kotak masuk permintaan persetujuan plus (untuk administrator) aturan yang membuatnya. Bila sebuah aturan diaktifkan, memposting dokumen yang cocok tidak langsung mempostingnya — dokumen menjadi permintaan persetujuan tertunda, dan diposting otomatis setelah persetujuan final. Judul halaman menampilkan lencana yang menghitung permintaan yang menunggu Anda.

Tab kotak masuk

Setiap baris menampilkan: jenis dokumen, nomor dokumen, jumlah, pemohon, tanggal, status (Tertunda — dengan "level 2" saat berada di tahap kedua — Disetujui atau Ditolak) dan catatan apa pun. Baris tertunda yang boleh Anda tindak menyediakan tombol Setujui dan Tolak.

Mendefinisikan aturan

Tab Aturan menampilkan satu baris per jenis dokumen yang didukung — Faktur penjualan, Faktur pembelian, Bukti penerimaan, Bukti pembayaran — dengan:

Alurnya, dari awal sampai akhir

1. Admin mengaktifkan sebuah aturan — mis. Faktur pembelian, peran penyetuju "Manajer Keuangan", level kedua "Direktur Utama", jumlah minimum 10.000.
2. Seorang staf memposting faktur pembelian sebesar 15.000 → alih-alih diposting, muncul permintaan Tertunda (di tab "Permintaan saya" miliknya).
3. Setiap Manajer Keuangan melihatnya di Menunggu saya dengan lencana. Salah satunya mengklik Setujui, dapat menambahkan catatan, dan mengonfirmasi Setujui & posting.
4. Karena ada level kedua, permintaan tetap Tertunda "(level 2)" dan berpindah ke kotak masuk Direktur Utama.
5. Pada persetujuan final dokumen diposting otomatis (jurnal, stok, penomoran). Pada Tolak — alasan penolakan wajib diisi — dokumen tetap tidak diposting dan pemohon melihat alasannya.

Tanya Jawab

• Dapatkah saya menyetujui dokumen saya sendiri? Jika peran Anda adalah peran penyetuju, ya — tetapkan peran penyetuju sedemikian rupa agar hal ini tidak terjadi di mana pemisahan tugas penting.
• Apa yang terjadi pada dokumen yang ditolak? Tidak ada yang diposting; perbaiki dan posting lagi untuk membuat permintaan baru.
• Dokumen di bawah ambang? Langsung diposting, tidak ada permintaan yang dibuat.
• Mengapa saya tidak melihat tab Aturan? Tab itu hanya muncul bagi pengguna yang diizinkan mengelola peran/pengaturan.

Editor aturan validasi

Jalur: Administrasi → Validasi → Editor aturan — /admin/custom-rules

Fungsinya: Bangun aturan khas perusahaan Anda tanpa programmer — dievaluasi seperti aturan bawaan, dan kegunaannya diukur sama: berapa kali muncul, dan berapa kali seseorang mengubah sesuatu karenanya.

Aturan kombinasi dimensi

Jalur: Administrasi → Validasi → Kombinasi dimensi — /admin/dimension-rules

Fungsinya: Pusat biaya, proyek, cabang, atau pos biaya mana yang boleh pada akun mana. Masing-masing sah sendiri sementara kombinasinya salah — dan itulah yang tak tertangkap validasi per kolom.

Anggaran

Jalur: Administrasi → Validasi → Anggaran — /admin/budget-entries

Fungsinya: Rencana ditulis di sini dan setiap jurnal diukur terhadapnya saat dimasukkan — bukan di laporan akhir bulan, ketika uangnya sudah keluar.

Matriks konflik izin

Jalur: Administrasi → Validasi → Konflik izin — /admin/permission-conflicts

Fungsinya: Pasangan izin yang tak boleh berada di satu tangan — pemegang “buat pemasok” dan “bayar pemasok” sekaligus bisa mengarang kreditur lalu membayarnya. Matriks menghentikan kemampuannya sebelum perbuatannya.

Profil aktivitas tiap peran

Jalur: Administrasi → Validasi → Profil aktivitas peran — /admin/role-activities

Fungsinya: Izin berkata “bisa”; profil berkata “biasanya”. Tetapkan untuk tiap peran jenis dokumen yang jadi kerja hariannya — dan bila seseorang bekerja di luarnya, peringatan tampil dan tercatat, bukan dilarang: melarang adalah urusan izin.

Konsolidasi grup perusahaan

Jalur: Administrasi → Platform → Konsolidasi grup — /admin/consolidation

Fungsinya: Pemilik empat perusahaan tidak menjalankan empat bisnis, melainkan satu. Namun “berapa laba grup?” tak terjawab dengan menjumlahkan empat neraca saldo, karena perusahaan saling menjual: satu riyal menjadi pendapatan di satu buku dan biaya di buku lain, dan grup tampak berdagang dua kali dengan uang yang tak pernah keluar.

Layar administrasi platform

Jalur: Administrasi → Platform dan konten — /admin/*

Fungsinya: Delapan layar yang tak pernah dilihat perusahaan pelanggan; layar ini milik tim ESIS SOFT yang mengelola platform. Dicantumkan demi kelengkapan, bukan untuk dipakai.

Sakelar yang mengubah bentuk seluruh sistem

Jalur: Menu pengguna → Pengaturan → Perusahaan / Penjualan — /settings

Fungsinya: Tiga opsi yang tidak menyetel angka melainkan menyembunyikan atau menampilkan kolom dan laporan di semua layar — karena yang tak dibutuhkan perusahaan Anda tak perlu memenuhi layarnya.

Tab modul di pengaturan

Jalur: Menu pengguna → Pengaturan → Tab modul — /settings

Fungsinya: Pengaturan tiap modul adalah tab di sini, bukan layar tersendiri — jadi tempat menyetel hanya satu. Hanya tab yang diaktifkan modul perusahaan Anda yang tampil.

Mengirim dokumen lewat email setelah diposting

Jalur: Pengaturan → Email → Mengirim dokumen lewat email — /maintaniance/Settings?tab=email

Fungsinya: Faktur yang diposting sampai ke pelanggannya sendiri. Anda memilih jenis mana yang dikirim, dan setelah salah satunya diposting, dokumen dirender sebagai PDF dan dikirim ke email pelanggan atau pemasok yang tercantum padanya.