Beranda › Modul Khusus › Armada

Armada Kendaraan

Manajemen armada transportasi: kendaraan dan pengemudi, perjalanan berpendapatan (muatan) dengan pendapatan dan bebannya, serta beban per kendaraan — menunjukkan laba tiap truk dan tiap perjalanan, sambil memantau masa berlaku STNK, asuransi, dan SIM pengemudi. Setiap dokumen yang diposting membuat ayat jurnalnya secara otomatis.

Sebelum mulai: pengaturan akun armada

Fungsi: sebelum posting pertama, modul harus ditautkan ke bagan akun dari layar pengaturan Akuntansi. Tanpa kedua akun ini sistem menolak posting dengan pesan yang jelas.

Pengaturan	Kegunaan
Akun beban armada	Sisi debit setiap beban kendaraan dan beban perjalanan. Jika belum diatur untuk beban kendaraan, sistem memakai akun beban umum yang diatur di pengaturan komersial.
Akun pendapatan ongkos angkut	Sisi kredit tarif setiap perjalanan (ongkos angkut). Wajib sebelum memposting perjalanan apa pun.
Kas default	Jika tidak memilih kas pada dokumen, sistem memakai akun kas default dari pengaturan.

ℹ️ Hak akses: setiap layar punya hak aksesnya sendiri (lihat / tambah / edit / hapus, plus hak Posting terpisah untuk perjalanan) — diberikan administrator dari layar peran.

⚠️ Kesalahan umum: pesan "Configure Fleet.RevenueAccountCode…" saat posting berarti akun pendapatan ongkos angkut belum diatur — minta akuntan mengaturnya sekali saja di pengaturan Akuntansi.

Kendaraan

Rute: Armada › Kendaraan — /fleet/vehicles

Fungsi: kartu identitas tiap kendaraan armada. Dibuat sekali saat kendaraan mulai beroperasi, lalu diperbarui untuk tanggal STNK/asuransi dan status operasional. Setiap perjalanan dan beban nantinya dicatat atas kendaraan dari daftar ini.

Kolom daftar

Kolom	Deskripsi
Kode	Nomor urut yang dibuat otomatis (hanya-baca).
Plat nomor	Plat kendaraan — inilah yang tampil di pemilih kendaraan pada semua layar.
Merek / Model	Misal: Mercedes Actros.
Pengemudi	Pengemudi tetap kendaraan (opsional).
Masa berlaku STNK / asuransi	Tanggal habis STNK dan polis asuransi — lihat "Peringatan kedaluwarsa" di bawah.
Total beban	Jumlah semua beban kendaraan yang pernah dicatat, dengan total di bawah kolom.
Status	Aktif (hijau) / Dalam perawatan (kuning) / Tidak beroperasi (merah).

Kolom isian layar tambah / edit

Kolom isian	Deskripsi
Kode	Diusulkan otomatis, hanya-baca.
Plat nomor	Wajib — penyimpanan diblokir tanpanya.
Merek / Model	Teks bebas opsional.
Tahun	Angka antara 1980 dan 2100.
Pengemudi	Pilih dari pengemudi aktif (bisa dicari, bisa dihapus).
Masa berlaku STNK / asuransi	Dua tanggal opsional yang bisa dikosongkan.
Status	Aktif / Dalam perawatan / Tidak beroperasi.
Catatan	Teks bebas (nomor rangka, data tambahan…).
Aktif	Hanya di mode edit — kendaraan nonaktif hilang dari pemilih di perjalanan dan beban tanpa kehilangan riwayatnya.

Tombol: Simpan / Simpan & Baru / Kembali, plus panel catatan rekaman di samping formulir untuk catatan tindak lanjut kendaraan.

Peringatan kedaluwarsa

Tanggal masa berlaku STNK dan masa berlaku asuransi adalah kolom tetap di daftar. Jadikan peninjauannya kebiasaan bulanan: urutkan daftar menaik pada salah satu kolom sehingga kendaraan yang paling dekat kedaluwarsa muncul teratas, lalu perpanjang sebelum jatuh tempo. Sistem tidak memblokir pengoperasian kendaraan dengan STNK kedaluwarsa — pemantauan adalah tanggung jawab pengawas armada.

⚠️ Penghapusan: kendaraan yang sudah punya beban tidak bisa dihapus — nonaktifkan atau ubah statusnya menjadi "Tidak beroperasi". Kode kendaraan unik dan tidak boleh ganda.

Tanya jawab

Saya menjual truk — apakah dihapus? Jika sudah ada bebannya, sistem menolak penghapusan demi menjaga riwayat — hilangkan centang "Aktif" dan ubah status ke "Tidak beroperasi".

Apakah status "Dalam perawatan" memblokir pencatatan perjalanan? Tidak; status bersifat deskriptif untuk pemantauan. Yang menyembunyikan kendaraan dari pemilih adalah menonaktifkannya.

Dari mana kolom "Total beban" berasal? Jumlah dokumen "Beban kendaraan" yang dicatat atas kendaraan ini (tidak termasuk beban perjalanan yang dicatat di dalam dokumen perjalanan).

Pengemudi

Rute: Armada › Pengemudi — /fleet/drivers

Fungsi: daftar induk pengemudi. Pengemudi ditautkan ke kendaraan tetapnya dari layar Kendaraan, dan tiap perjalanan tercatat atas pengemudinya sehingga Anda tahu siapa yang membawa tiap muatan — dan bisa memantau masa berlaku SIM.

Kolom isian

Kolom isian	Deskripsi
Kode	Diusulkan otomatis, hanya-baca.
Nama Arab	Wajib — inilah yang tampil di daftar dan pemilih.
Nama Inggris	Opsional; jika kosong dipakai nama Arab.
Telepon	Ponsel pengemudi — tampil sebagai kolom daftar untuk kontak cepat.
No. SIM / Masa berlaku SIM	Data SIM dan tanggal habis berlakunya (keduanya opsional).
Aktif	Hanya di mode edit — pengemudi nonaktif hilang dari pemilih.

Peringatan kedaluwarsa

Kolom Masa berlaku SIM selalu terlihat di daftar — urutkan secara berkala untuk menemukan SIM yang hampir habis sebelum menugaskan perjalanan ke pengemudinya.

⚠️ Penghapusan: pengemudi yang tertaut ke kendaraan tidak bisa dihapus — lepaskan tautannya dari layar kendaraan dulu, atau lebih baik: nonaktifkan agar riwayat perjalanannya tetap tersimpan.

Tanya jawab

Apakah pengemudi wajib di perjalanan? Tidak, kolom pengemudi di perjalanan opsional — tetapi mengisinya adalah syarat laporan kinerja pengemudi.

Pengemudi berhenti kerja, apa yang harus dilakukan? Lepaskan tautannya dari kendaraan lalu hilangkan centang "Aktif". Perjalanan historisnya tetap tercatat atas namanya.

Apakah pengemudi punya akun uang muka di bagan akun? Modul tidak membuat akun per pengemudi; uang muka tunai dikelola dari kas dan diselesaikan dengan beban aktual saat perjalanan ditutup (lihat contoh di layar Perjalanan).

Perjalanan (muatan)

Rute: Armada › Perjalanan — /fleet/trips

Fungsi: perjalanan adalah unit pendapatan — buku catatan muatan yang didigitalkan: tiap muatan punya baris Ongkos angkut (pendapatan), baris Beban perjalanan, dan strip Neto setelah muatan. Dokumen punya dua status: Draf yang bisa diedit dan dihapus, lalu Diposting setelah menekan "Posting", yang menguncinya dan membuat ayat jurnalnya.

Daftar perjalanan

Kolom: no. perjalanan (TRIP-00001…), tanggal mulai, kendaraan, deskripsi perjalanan, total ongkos angkut, total beban, neto (dengan total di bawah kolom angka), dan status. Tombol baris: edit/lihat; Lihat ayat jurnal untuk yang diposting; hapus untuk draf.

Kolom isian kepala dokumen

Kolom isian	Deskripsi
Tanggal mulai	Default hari ini. Ayat jurnal diposting pada tanggal selesai jika diisi, jika tidak pada tanggal mulai.
Tanggal selesai	Opsional — isi saat pengiriman selesai.
Kendaraan	Wajib — pemilih dengan pencarian (kode - plat) atas kendaraan aktif.
Pengemudi	Opsional — dari pengemudi aktif.
Deskripsi perjalanan	Wajib — misal: "Angkut besi – Riyadh/Jeddah".
Kas	Akun kas yang menerima ongkos angkut dan membayar beban — default kas pertama yang terdaftar.
Dari / Ke	Titik muat dan bongkar (teks bebas opsional).
Cabang	Terisi otomatis dengan cabang default, dan terkunci bila perusahaan hanya punya satu cabang. Tidak ada dokumen tersimpan tanpa cabang.
Catatan	Teks bebas di bagian bawah layar.

Baris ongkos angkut dan baris beban

Tabel	Kolom	Catatan
Ongkos angkut (pendapatan)	Deskripsi + Jumlah	Satu baris per komponen tarif (boleh lebih dari satu: tarif pokok, tunggu, muat…).
Beban perjalanan	Jenis beban + Deskripsi + Jumlah	Jenis: Bahan bakar, Oli, Ban, Perbaikan, Perawatan, Lainnya.

💡 Entri cepat: tombol Enter berpindah sel ke sel dan menambah baris baru di akhir tabel, atau pakai tombol "Tambah baris". Baris tanpa deskripsi atau berjumlah nol otomatis diabaikan saat menyimpan.

Di bawah kedua tabel ada strip total: Total ongkos angkut − Total beban = Neto setelah muatan (diperbarui langsung).

Alur kerja

Dari daftar perjalanan tekan Buat — dokumen draf terbuka; nomornya dibuat saat disimpan.
Pilih kendaraan dan pengemudi, isi deskripsi perjalanan dan rutenya (dari / ke).
Isi baris ongkos angkut (tarif perjalanan) dan beban yang dikeluarkan.
Simpan menjadikannya draf yang bisa diedit — praktis sampai perjalanan selesai dan beban aktual diketahui.
Saat pengiriman selesai, isi tanggal selesai, perbarui beban dengan angka aktual, lalu tekan Posting.
Setelah posting dokumen terkunci; tinjau ayatnya dengan tombol Lihat ayat jurnal.

Ayat jurnal saat posting (Debit/Kredit)

Akun	Debit	Kredit
Kas — "ongkos angkut perjalanan"	Total ongkos angkut
Akun pendapatan ongkos angkut		Total ongkos angkut
Akun beban armada — "beban perjalanan"	Total beban
Kas — "beban perjalanan"		Total beban

Efek kas neto = neto setelah muatan. Jika perjalanan tanpa pendapatan (atau tanpa beban), hanya sisi yang ada yang dibuat.

Contoh lengkap: perjalanan dengan uang muka pengemudi

Muatan besi dari Riyadh ke Jeddah dengan tarif 4.500. Sebelum berangkat kasir menyerahkan uang muka BBM 600 kepada pengemudi. Pengemudi kembali dengan bon BBM aktual 540 dan mengembalikan 60 tunai ke kas.

Buat perjalanan: kendaraan, pengemudi, deskripsi "Angkut besi", dari "Riyadh" ke "Jeddah", dan simpan sebagai draf pada hari keberangkatan.
Baris ongkos angkut: "Tarif angkut besi" sebesar 4.500.
Setelah kembali dan penyelesaian: satu baris beban jenis Bahan bakar, deskripsi "BBM perjalanan – penyelesaian uang muka", jumlah 540 (yang aktual, bukan 600 yang diserahkan).
Strip menampilkan: total ongkos angkut 4.500 − total beban 540 = neto setelah muatan 3.960.
Isi tanggal selesai lalu tekan Posting.

Ayat yang dibuat:

Akun	Debit	Kredit
Kas (ongkos angkut perjalanan)	4.500
Pendapatan ongkos angkut		4.500
Beban armada (BBM perjalanan)	540
Kas (beban perjalanan)		540

ℹ️ Ke mana 600 itu? Uang muka adalah pergerakan laci kas sementara yang tidak dicatat di dokumen: kas secara fisik berkurang 600 saat penyerahan lalu menerima kembali 60, artinya berkurang neto 540 — persis yang dikreditkan dokumen ke kas. Selalu catat jumlah aktual dari bon, bukan uang mukanya; bila pengemudi mengeluarkan lebih dari uang mukanya, isi baris dengan jumlah aktual dan bayarkan selisihnya dari kas.

Validasi dan kesalahan umum

⚠️ Aturan simpan dan posting: kendaraan dan deskripsi perjalanan wajib; minimal satu baris (ongkos angkut atau beban) dengan jumlah positif; perjalanan yang diposting tidak pernah bisa diedit atau dihapus — periksa angka sebelum posting; posting mensyaratkan akun pendapatan ongkos angkut dan akun beban armada sudah diatur (lihat "Sebelum mulai").

Tanya jawab

Saya memposting perjalanan dengan jumlah salah — bagaimana memperbaikinya? Dokumen yang diposting terkunci. Akuntan membuat ayat penyesuaian/pembalik dari layar jurnal umum, dan Anda membuat perjalanan yang benar bila perlu.

Ongkos angkut kredit ke pelanggan, bukan tunai — bagaimana mencatatnya? Ayat perjalanan masuk ke kas yang dipilih. Untuk ongkos angkut kredit, catat perjalanan saat tertagih, atau serahkan piutangnya ke akuntan lewat ayat manual pada akun pelanggan.

Bolehkah perjalanan hanya berisi beban tanpa pendapatan? Boleh (misal perjalanan pulang kosong) — cukup satu baris beban, dan netonya akan negatif.

Kapan nomor perjalanan dibuat? Saat penyimpanan pertama, dengan urutan TRIP-00001 per cabang. Log aktivitas (siapa membuat, siapa mengedit) tampil di bagian bawah dokumen.

Beban kendaraan

Rute: Armada › Beban Kendaraan — /fleet/expenses

Biaya kendaraan — Daftar biaya kendaraan

Fungsi: mencatat beban milik kendaraan itu sendiri, bukan muatan tertentu: servis berkala, ban, asuransi, perbaikan bengkel, pengisian BBM umum… Beban perjalanan tertentu tempatnya di baris "Beban perjalanan" di dalam dokumen perjalanan itu sendiri.

Kolom daftar

Kolom	Deskripsi
No. beban	Urutan otomatis VEXP-00001…
Tanggal	Tanggal beban.
Kendaraan	Kode - plat.
Jenis beban	Lencana berwarna: Bahan bakar, Oli (biru), Ban, Perawatan (kuning), Perbaikan (merah), Lainnya (abu-abu).
Jumlah	Dengan total di bawah kolom.
Deskripsi	Uraian beban.

Satu-satunya tombol baris adalah Lihat ayat jurnal — karena dokumen langsung diposting saat disimpan (lihat peringatan di bawah).

Kolom isian layar tambah

Kolom isian	Deskripsi
Tanggal	Default hari ini.
Kendaraan	Wajib — dari kendaraan aktif.
Jenis beban	Default "Bahan bakar".
Jumlah	Wajib, lebih besar dari nol.
Kas	Akun kas sumber pembayarannya — default kas pertama.
Odometer	Opsional — pembacaan odometer saat beban terjadi, berguna untuk analisis biaya per kilometer.
Deskripsi	Teks bebas (nama bengkel, nomor faktur pemasok…).

💡 Simpan & Baru: saat mengetik setumpuk bon, tombol "Simpan & Baru" mempertahankan tanggal, kendaraan, jenis, dan kas serta mengosongkan jumlah, odometer, dan deskripsi — entri berurutan yang cepat.

Ayat jurnal (Debit/Kredit)

Akun	Debit	Kredit
Akun beban armada	Jumlah
Kas yang dipilih		Jumlah

⚠️ Diposting saat disimpan: tidak ada draf di sini — menyimpan berarti membuat dokumen sekaligus ayatnya, dan layar tidak menyediakan edit atau hapus setelahnya. Periksa ulang kendaraan dan jumlah sebelum menekan simpan; koreksi kemudian dilakukan lewat ayat pembalik dari layar jurnal.

Tanya jawab

BBM perjalanan dicatat di sini atau di perjalanan? Jika milik muatan tertentu, di dalam perjalanan (agar masuk ke netonya); jika pengisian umum atau perawatan, di sini. Jangan pernah catat di kedua tempat.

Beban kredit dari bengkel (pemasok)? Layar ini hanya membayar dari akun kas. Untuk beban kredit gunakan siklus pembelian atau ayat manual pada akun pemasok.

Di mana melihat total beban tiap kendaraan? Kolom "Total beban" di daftar kendaraan, dan grafik "Beban per jenis" di dasbor modul.

Membaca profitabilitas: satu bulan penuh untuk satu truk

Fungsi: beginilah ketiga layar dipadukan untuk mengetahui apakah sebuah truk benar-benar untung. Contoh: truk VEH-003 (plat 1234 TRK) selama Januari:

Pos	Sumber	Jumlah
Ongkos angkut 8 perjalanan yang diposting	Daftar perjalanan — kolom total ongkos angkut	32.400
Beban perjalanan (BBM dan biaya jalan di dalam dokumen)	Daftar perjalanan — kolom total beban	5.150
Neto setelah muatan	Daftar perjalanan — kolom neto	27.250
Beban kendaraan: pengisian solar umum	Beban kendaraan	1.800
Beban kendaraan: ganti oli	Beban kendaraan	350
Beban kendaraan: ban	Beban kendaraan	900
Laba bulanan truk	27.250 − 3.050	24.200

Buka daftar perjalanan dan saring per kendaraan dan rentang tanggal — baris total di bawah kolom langsung memberi ongkos angkut, beban, dan neto.
Buka beban kendaraan dan saring kendaraan serta bulan yang sama — total kolom jumlah adalah biaya operasinya.
Kurangkan: neto perjalanan − beban kendaraan = laba sejati truk.

Di dasbor modul (Beranda › dasbor armada) untuk periode terpilih tersedia: KPI ongkos angkut, beban (perjalanan + kendaraan digabung), neto dan jumlah kendaraan aktif, grafik "neto per perjalanan", donat "beban per jenis", serta perjalanan terbaru.

💡 Kiat: rajin isi kolom "Odometer" pada setiap beban; membagi beban sebulan dengan kilometer tempuh menghasilkan biaya per kilometer — lonjakan mendadak adalah peringatan dini masalah perawatan.

Ringkasan ayat jurnal modul

Peristiwa	Debit	Kredit
Posting perjalanan — sisi pendapatan	Kas	Pendapatan ongkos angkut
Posting perjalanan — sisi beban	Beban armada	Kas
Menyimpan beban kendaraan	Beban armada	Kas

Pertanyaan umum

Bagaimana mencatat perjalanan (muatan)?

Buka Armada › Perjalanan › Baru, pilih kendaraan dan sopir, tambah baris ongkos (pendapatan) dan biaya; bersih setelah muatan dihitung otomatis.

Bagaimana menambah kendaraan dan sopir?

Kendaraan, sopir, dan jenis perjalanan adalah data master berkode otomatis; tambah sekali dan pakai berulang.

Bagaimana pendapatan/biaya di-posting?

Posting perjalanan mencatat pendapatan ongkos dan biaya ke buku besar dan menyelesaikan kas bersih via akun kas terpilih.

Bisakah melacak profitabilitas armada?

Ya. Dasbor armada menampilkan pendapatan, biaya, dan bersih per perjalanan serta kendaraan aktif.