وحدة المشتريات

مفاهيم مشتركة بين كل مستندات المشتريات

جميع مستندات المشتريات تستخدم نمط المحرر نفسه. افهمه مرة واحدة وستتصرف كل الشاشات أدناه بالطريقة ذاتها.

دورة حياة المستند والحالات

أرقام المستندات التلقائية

يمنح النظام الرقم عند أول حفظ ولا يُكتب يدوياً أبداً:

شريط أدوات المستند

جدول البنود — آلية الإدخال

• التنقل بمفتاح Enter: ينتقل Enter من خلية إلى خلية، وفي آخر خلية من آخر سطر يضيف سطراً جديداً تلقائياً — يمكن إدخال مستند كامل دون فأرة.
• حقل الصنف: قائمة منسدلة قابلة للبحث. اختيار الصنف يعبّئ وحدته الأساسية وسعر الشراء من بطاقة الصنف (السعر المكتوب مسبقاً يبقى كما هو).
• حقل الوحدة: الوحدة الأساسية للصنف + وحداته البديلة. اختيار وحدة بديلة يطبّق سعر شرائها الخاص ومعامل تحويلها — المخزون يتحرك دائماً بالوحدة الأساسية (الكمية × المعامل).
• خلية الخصم: خانة واحدة مع زر تبديل %/عملة. أدخل نسبة أو مبلغاً وسيُشتق التمثيل الآخر ويبقى متزامناً. النسبة تبقى «ثابتة» عند تغيير الكمية أو السعر لاحقاً.
• خلية الضريبة: زر تبديل يعرض مبلغ الضريبة ونسبتها (الافتراضي 15%). النقر يوقف الضريبة (نسبة 0) لهذا السطر؛ والنقر مجدداً يعيد النسبة السابقة.
• الأسعار شاملة الضريبة: عند تفعيل هذا الخيار في الرأس تُعامل الأسعار المدخلة على أنها شاملة الضريبة فتُستخرج الضريبة منها بدل إضافتها فوقها.

شريط الإجماليات

الموردون

المسار: المشتريات ← الموردون — /commercial/suppliers

الوظيفة: الملف الرئيسي لكل من تشتري منه. كل أمر شراء وإشعار استلام وفاتورة ومرتجع يشير إلى مورد من هذه القائمة، ويتكوّن رصيد المورد من الفواتير والمرتجعات وسندات الصرف المرحّلة.

متى تستخدمها: قبل تسجيل أول عملية شراء من مورد جديد، أو عند تغيّر بياناته الضريبية أو بيانات الاتصال.

حقول بطاقة المورد

الإجراءات

• حفظ / حفظ وجديد / رجوع — أزرار التحرير القياسية؛ «حفظ وجديد» يحفظ ويفتح بطاقة فارغة للإدخال السريع.
• كشف الحساب (في وضع التعديل فقط) — ينتقل إلى مركز التقارير مع اختيار هذا المورد مسبقاً وتشغيل كشف حسابه فوراً.
• إجراءات صف القائمة: تعديل (قلم) وحذف (سلة، مع رسالة تأكيد).

أعمدة القائمة

الكود، الاسم بالعربي، الاسم بالإنجليزي، الهاتف، الرقم الضريبي، الرصيد (من الحركات المرحّلة)، نشط.

التحقق والأخطاء الشائعة

• الحفظ دون الاسم العربي يظهر تنبيه «حقول مطلوبة» يسرد الناقص.
• حذف مورد له مستندات محظور بقواعد الترابط المرجعي — عطّل المورد بدلاً من حذفه.

أسئلة شائعة

• أين أُدخل الرصيد الافتتاحي؟ ليس في البطاقة — سجّله من وحدة المحاسبة (قيد افتتاحي/يومية على حساب المورد) ليظهر في الرصيد والكشف.
• لماذا الكود للقراءة فقط؟ الأكواد تأتي من تسلسل مركزي يضمن عدم التكرار؛ فهي تعرّف المورد في التقارير ولا يمكن أن تتعارض.
• كيف يُحسب عمود الرصيد؟ من فواتير المشتريات المرحّلة ناقص المرتجعات المرحّلة وتوزيعات سندات الصرف؛ استخدم «كشف الحساب» لتفاصيل الحركة.

طلبات التوريد

المسار: المشتريات ← طلبات التوريد — /commercial/purchase-requisitions

الوظيفة: طلب داخلي من الأقسام أو المستودعات باحتياجها من الأصناف — عمداً بلا مورد ولا أسعار. بعد اعتماده يُحوَّل إلى أمر شراء لمورد محدد.

متى تستخدمها: عندما يكون من يعرف ما المطلوب غير من يقرر من أين يُشترى. الشركات الصغيرة يمكنها تجاوزه والبدء من أمر الشراء مباشرة.

الحقول

خطوات العمل

1. عبّئ التاريخ و(اختيارياً) المستودع، ثم اسرد الأصناف والكميات. «إضافة سطر» أو مفتاح Enter يضيف الأسطر.
2. حفظ يبقيه مسودة قابلة للتعديل، أو اضغط اعتماد مباشرة — يحفظ ويقفل بخطوة واحدة.
3. افتح الطلب المعتمد واضغط تحويل إلى أمر شراء — يُفتح أمر جديد بالمستودع والبنود معبأة.

الحالات

مسودة ← قابل للتعديل والحذف. معتمد ← مقفل؛ تظهر أزرار الطباعة والتنزيل والتحويل إلى أمر شراء. لا أثر مخزنياً أو محاسبياً في أي مرحلة من طلب التوريد.

التحقق والأخطاء الشائعة

• يلزم سطر واحد على الأقل بصنف وكمية أكبر من صفر؛ الأسطر الفارغة تُهمل عند الحفظ.
• الطلب المعتمد لا يُعدَّل — إن اعتُمد بالخطأ فأنشئ طلباً مصحَّحاً (لا يوجد إلغاء اعتماد).

أسئلة شائعة

• لماذا لا أستطيع إدخال أسعار؟ بالتصميم: الطالب يحدد الاحتياج، والمشتري يتفاوض على الأسعار في مرحلة أمر الشراء.
• ماذا ينسخ التحويل بالضبط؟ المستودع وبنود الأصناف بكمياتها؛ ثم يقترح الأمر سعر شراء كل صنف (قابل للتعديل) وضريبة 15%.
• هل يمكن أن يغذي طلب واحد عدة أوامر؟ زر التحويل يعبّئ أمراً جديداً كل مرة يُضغط فيها، فنعم — احذف البنود غير المطلوبة في كل أمر لتوزيع الطلب على الموردين.

أوامر الشراء

المسار: المشتريات ← أوامر الشراء — /commercial/purchase-orders

الوظيفة: الالتزام الرسمي تجاه المورد بالأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها. أمر الشراء بلا أثر محاسبي أو مخزني — الأثر يبدأ من فاتورة المشتريات.

حقول الرأس

أعمدة جدول البنود

#، الصنف، الوحدة، الكمية، سعر الوحدة، الخصم (تبديل %/مبلغ)، الضريبة (زر تبديل)، إجمالي السطر، حذف. اختيار الصنف يقترح سعر الشراء من بطاقة الصنف؛ واختيار وحدة بديلة يطبّق سعرها الخاص ومعامل تحويلها.

الخطوات

1. اختر المورد والمستودع، أو ادخل عبر «تحويل إلى أمر شراء» من طلب توريد معتمد (المستودع + البنود معبأة).
2. أدخل الأصناف والكميات والأسعار/الخصومات المتفق عليها؛ راقب شريط الإجماليات الحي.
3. حفظ يبقيه مسودة، أو اعتماد يقفله. اطبع/نزّل الأمر المعتمد وأرسله للمورد.
4. عند وصول البضاعة: تحويل إلى إشعار استلام. وعند وصول فاتورة المورد: تحويل إلى فاتورة مشتريات (يمكن أن يسبق أيّهما الآخر).

الحالات

اثنتان فقط: مسودة (قابل للتعديل) ومعتمد (مقفل وقابل للتحويل). تتبُّع الاستلام والفوترة يكون على مستندي الإشعار والفاتورة نفسيهما.

مثال رقمي — حساب الأمر

الأمر PORD-00025 للمورد «ألفا للتوريدات»، الأسعار غير شاملة الضريبة:

شريط الإجماليات: إجمالي الخصم 40.00 · الإجمالي قبل الضريبة 1,410.00 · إجمالي الضريبة 211.50 · الإجمالي 1,621.50. تستكمل هذه الأرقام في المثال الرقمي الكامل أدناه عبر الاستلام والفوترة.

التحقق والأخطاء الشائعة

• المورد والمستودع وسطر صالح واحد على الأقل (صنف + كمية > 0) إلزامية — يسرد التنبيه كل ناقص.
• الأمر المعتمد لا يُعدَّل ولا يُحذف؛ المسودات فقط.
• نسيان زر تبديل الخصم: الخانة نفسها % أو مبلغ — تحقق من الزر الصغير قبل كتابة «40» بقصد المبلغ والوضع على %.

أسئلة شائعة

• لماذا لم يتغير المخزون بعد اعتماد الأمر؟ بالتصميم — الأمر التزام فقط. المخزون والمحاسبة يتحركان عند ترحيل فاتورة المشتريات.
• من أين يأتي السعر المقترح؟ من سعر الشراء المخزن في بطاقة الصنف (لكل وحدة). اكتب فوقه السعر المتفق عليه؛ بطاقة الصنف لا تتأثر بالأمر.
• هل يمكن الفوترة دون إشعار استلام؟ نعم — «تحويل إلى فاتورة مشتريات» مباشرة من الأمر؛ خطوة الاستلام اختيارية.

إشعارات الاستلام

المسار: المشتريات ← إشعارات الاستلام — /commercial/goods-receipts

الوظيفة: توثيق ما وصل فعلياً إلى المستودع — عادة قبل وصول فاتورة المورد. يسجّل الكميات والقيم المستلمة كمستند تنفيذي مقابل الأمر، ويصبح المصدر الذي تُستورد منه فاتورة المشتريات.

الحقول

الاستلام الجزئي — خطوة بخطوة

1. افتح أمر الشراء المعتمد واضغط تحويل إلى إشعار استلام — يصل المورد والمستودع وكل البنود معبأة بالكميات المطلوبة.
2. خفّض كل كمية إلى ما وصل فعلاً. مثال: طُلب 50 + 20 ووصل 60% ← اجعلها 30 و12. خصومات البنود تُعاد حسابياً تلقائياً (خصم 5% يبقى 5%).
3. احذف الأسطر التي لم يصل منها شيء، ثم اعتماد.
4. عند وصول الباقي اضغط «تحويل إلى إشعار استلام» على الأمر مرة أخرى وأبقِ الكميات المتبقية فقط (20 و8) في الإشعار الثاني.

الإجراءات

المسودة: جديد، حفظ، اعتماد، رجوع. المعتمد: طباعة، تنزيل، تحويل إلى فاتورة مشتريات، عرض قيد اليومية (فارغ حتى تُرحَّل الفاتورة)، رجوع. صفوف القائمة: تعديل، حذف (مسودة فقط)، طباعة/تنزيل (معتمد فقط).

التحقق والأخطاء الشائعة

• المورد والمستودع وسطر صالح واحد على الأقل إلزامية.
• «لا يمكن حذف إشعار استلام معتمد» — الحذف ممكن للمسودة فقط.
• لا تستلم كامل الكمية المطلوبة إن وصل جزء منها فقط — الفاتورة المستوردة من الإشعار ستبالغ حينها في التسليم.

أسئلة شائعة

• لماذا لا توجد حركة مخزون بعد الاعتماد؟ انظر التحذير أعلاه — ترحيل الفاتورة يقيّد الكمية والقيمة معاً.
• هل يمكن إنشاء إشعار دون أمر شراء؟ نعم — افتح إشعاراً جديداً وعبّئ كل شيء يدوياً؛ الربط بالأمر اختياري.
• الأمر فيه أسعار — هل أستطيع تغييرها في الإشعار؟ نعم، جدول الإشعار قابل للتعديل بالكامل وهو مسودة؛ وستستورد الفاتورة ما في الإشعار.

فواتير المشتريات

المسار: المشتريات ← فواتير المشتريات — /commercial/purchase-invoices

الوظيفة: المستند الذي يجعل كل شيء حقيقياً: ترحيله يُدخل البضاعة للمخزون بمتوسط التكلفة المرجح ويسجّل القيد المحاسبي التلقائي (المشتريات + ضريبة المدخلات + ذمم المورد).

حقول الرأس

جدول البنود — مع التتبع

نفس الجدول المسعّر في الأمر مع عمود تتبع. للأصناف الموسومة بتتبع الصلاحية أو الأرقام التسلسلية يظهر زر وسوم: أحمر = بيانات ناقصة، أخضر = مكتملة. يفتح نافذة تُدخل فيها:

• تاريخ الصلاحية — مطلوب عند الاستلام لأصناف الصلاحية.
• الأرقام التسلسلية — رقم في كل سطر؛ يجب أن يساوي العدد الكمية × معامل الوحدة (عدّاد حي يعرض المدخل/المطلوب).

الإنشاء والترحيل

1. اختر المورد وأدخل رقم فاتورة المورد وتاريخها.
2. استورد البنود: «تحويل إلى فاتورة مشتريات» من أمر أو إشعار معتمد (المورد والمستودع والبنود المسعّرة معبأة)، أو «نسخ» فاتورة قائمة، أو أدخل البنود مباشرة.
3. عدّل الكميات/الأسعار لتطابق فاتورة المورد الورقية؛ وأكمل بيانات التتبع للأصناف الموسومة.
4. حدد طريقة الدفع و(عند الحاجة) العملة وسعر الصرف.
5. ترحيل. إن كانت قاعدة موافقات مفعّلة وتجاوز الإجمالي حدها، يُنشأ طلب موافقة بدلاً من الترحيل وتُرحَّل الفاتورة بعد الموافقة.

أثر الترحيل — قيد اليومية

المخزون: كل سطر لصنف مخزني يدخل المستودع بالوحدة الأساسية (الكمية × معامل الوحدة) بتكلفة وحدة تساوي صافي قيمة السطر ÷ الكمية الأساسية — فتتدفق خصومات البنود والخصم الإضافي والأسعار الشاملة للضريبة كلها بشكل صحيح إلى متوسط التكلفة المرجح. الأصناف التسلسلية تُسجَّل في سجل الأرقام عند هذه اللحظة. أصناف الخدمات (غير المخزنية) تُرحّل القيد دون حركة مخزون.

بعد الترحيل — السداد

يعرض المحرر شريحتَي المدفوع / المتبقي. وتضيف القائمة عمود المدفوع وحالة سداد لكل فاتورة: غير مدفوعة، جزئي، مدفوعة (المسودات تعرض «—»). تأتي المبالغ من سندات صرف الموردين المرحّلة الموزعة على هذه الفاتورة — ترحيل فاتورة نقدية لا ينشئ سند صرف تلقائياً؛ سجّله في شاشة سندات الصرف ووزّعه على الفاتورة.

فك الترحيل

• متاح من القائمة على الفواتير المرحّلة (أيقونة التراجع). يعكس القيد، ويُخرج البضاعة المستلمة بتكلفتها الدفترية، ويحذف الأرقام التسلسلية المستلمة، ويعيد الفاتورة مسودة.
• محظور إن كانت للفاتورة دفعات مرحّلة موزعة (أزلها أولاً)، أو بيع رقم تسلسلي مستلم منها، أو كان إخراج البضاعة سيجعل رصيد الصنف سالباً (استُهلكت/بيعت).

التحقق ورسائل الخطأ الشائعة

أسئلة شائعة

• ماذا تفعل «نقدي» بالضبط؟ تصنّف الفاتورة وتُطبع على المستند؛ ويبقى القيد دائناً على ذمم الموردين. سجّل الدفع النقدي الفعلي كسند صرف للمورد ووزّعه على الفاتورة — فتصبح حالة السداد «مدفوعة».
• استلمت البضاعة على إشعارين — كيف أفوتر؟ إما فاتورة لكل إشعار (زر التحويل على كل منهما)، أو فاتورة يدوية واحدة تطابق فاتورة المورد المجمعة.
• لماذا تغيّرت تكلفة الصنف بعد الترحيل؟ متوسط التكلفة المرجح: انظر المثال الرقمي الكامل أدناه للحساب الدقيق.
• هل يمكن نسخ فاتورة الشهر الماضي؟ نعم — إجراء «نسخ» في الصف يفتح مسودة جديدة بنفس المورد والمستودع والبنود؛ الرقم والتاريخ فقط جديدان.

مثال رقمي كامل — أمر ← استلام 60% ← فواتير ← التكلفة

مثال واحد متصل بأرقام حقيقية يتابع الأمر PORD-00025 من قسم أوامر الشراء. المخزون الافتتاحي: قاعدة معدنية 100 قطعة @ 10.00 (قيمة 1,000.00)؛ لوح خشبي 28 قطعة @ 35.00 (قيمة 980.00).

الخطوة 1 — الأمر المعتمد

50 × قاعدة معدنية @ 13.00، و20 × لوح خشبي @ 40.00 بخصم 5%. الإجمالي 1,621.50 (انظر قسم الأوامر). لا مخزون ولا قيد.

الخطوة 2 — إشعار استلام لـ 60%

وصل 60% فقط. حوّل الأمر إلى إشعار استلام وخفّض الكميات إلى 30 و12:

اعتمد GRN-00108 — يُقفل المستند؛ والمخزون لم يتغير بعد.

الخطوة 3 — فاتورة مشتريات للـ 60% المستلمة

على الإشعار اضغط تحويل إلى فاتورة مشتريات ← تصل PINV-00341 معبأة بنفس الأرقام (قبل الضريبة 846.00، الضريبة 126.90، الإجمالي 972.90، آجل). رحّلها:

إعادة حساب متوسط التكلفة (تكلفة الوحدة = صافي السطر ÷ الكمية الأساسية: القاعدة 390÷30 = 13.00؛ اللوح 456÷12 = 38.00):

الخطوة 4 — وصول الـ 40% المتبقية وفوترتها

إشعار ثانٍ ثم فاتورة ثانية لـ 20 قاعدة و8 ألواح: قبل الضريبة 564.00 (260.00 + 304.00)، الضريبة 84.60، الإجمالي 648.60. بعد الترحيل تصبح تكلفة القاعدة:

(130 × 10.6923 + 20 × 13.00) ÷ 150 = (1,390.00 + 260.00) ÷ 150 = 1,650.00 ÷ 150 = 11.00

وهي التحقق الكلاسيكي بعينه: مخزون قديم 100 @ 10 + مشتريات إجمالية 50 @ 13 ← تكلفة جديدة 11.00. وهذه الـ 11.00 هي التكلفة التي تُخصم عند البيع التالي لحساب مجمل الربح بدقة.

الخطوة 5 — رصيد المورد

رصيد «ألفا للتوريدات» الدائن الآن: 972.90 + 648.60 = 1,621.50، يظهر في عمود الرصيد بقائمة الموردين وفي كشف الحساب، حتى تسوّيه سندات الصرف.

مرتجعات المشتريات

المسار: المشتريات ← مرتجعات المشتريات — /commercial/purchase-returns

الوظيفة: إعادة بضاعة للمورد (تالفة، مخالفة للمواصفات، زائدة عن الطلب…). يُنشأ المرتجع دائماً على فاتورة مشتريات مرحّلة — ويُورَّث منها المورد والمستودع ولا يمكن تغييرهما.

الحقول

الإرجاع الجزئي — خطوة بخطوة

1. أنشئ المرتجع من الفاتورة المرحّلة (اخترها في الفاتورة الأصلية، أو اضغط زر المرتجع على الفاتورة المرحّلة نفسها) — تُحمَّل كل بنودها بكامل الكميات والأسعار.
2. قلّم: احذف الأسطر الباقية وخفّض كمية الأسطر المرتجعة. مثال: إرجاع لوحين تالفين من الـ 12 المفوترة — 2 × 40.00 − 5% = 76.00 صافي، ضريبة 11.40، الإجمالي 87.40.
3. أدخل السبب ثم ترحيل.

أثر الترحيل

تخرج البضاعة من المستودع (بالوحدة الأساسية × المعامل) بصافي قيمة وحدة السطر؛ وتُسحب الوحدات التسلسلية من سجل الأرقام؛ وينخفض رصيد المورد بإجمالي المرتجع.

التحقق والأخطاء الشائعة

• «لا يُنشأ مرتجع مشتريات إلا على فاتورة مرحّلة» — فواتير المسودة لا تُرجع؛ رحّل الفاتورة أولاً.
• الفاتورة الأصلية + سطر صالح واحد على الأقل إلزامية.
• الترحيل محظور إن لم يعد المستودع يحوي الكمية المرتجعة (بيعت/حُوّلت) — لا يُسمح برصيد سالب.
• المرتجع المرحّل لا يُعدَّل ولا يُحذف.

أسئلة شائعة

• هل يعيد المرتجع النقد؟ لا يتحرك مال من تلقاء نفسه — إنما ينخفض رصيد ذمم المورد. أي استرداد نقدي يُسجَّل سنداً مستقلاً في المدفوعات.
• هل يمكن إرجاع أكثر مما فُوتر؟ تُحمَّل البنود بالكميات المفوترة كسقف عملي — إرجاع أكثر من رصيد المستودع محظور، وإرجاع أكثر من المفوتر يشوّه الذمم؛ التزم بكميات الفاتورة الأصلية.
• أي أرقام تسلسلية أُدخل؟ أرقام الوحدات العائدة تحديداً — تُسحب من السجل فلا يمكن بيعها بعد ذلك.
• ما أثره على تكلفة الصنف؟ تخرج البضاعة بصافي قيمة وحدة المرتجع؛ ويحتفظ المخزون المتبقي بمتوسط تكلفته المرجح.