وحدة المخزون

الأصناف

المسار: المخزون ← الأصناف — /commercial/items

الوظيفة: بطاقة الصنف هي قلب النظام التجاري. كل سطر شراء وبيع وتحويل وتسوية يشير إلى بطاقة صنف، لذلك أنشئ البطاقة بشكل صحيح قبل أول مستند يستخدمها. استخدم هذه الشاشة عند إضافة منتج أو خدمة جديدة، أو تعديل الأسعار والضريبة، أو إضافة وحدة بيع أكبر (كرتون، درزن…).

قائمة الأصناف

تعرض القائمة: الكود، الاسم بالعربية، الاسم بالإنجليزية، وحدة القياس، التصنيف، العلامة التجارية، سعر البيع، وحالة التفعيل. وكأي قائمة في KEMTOVA ERP يمكنك البحث وفلترة الأعمدة وإظهارها/إخفاؤها والتصدير. إجراءات الصف: تعديل (قلم) وحذف (سلة، مع رسالة تأكيد). زر إنشاء جديد يفتح بطاقة فارغة بالكود الآلي التالي.

بطاقة الصنف — كل الحقول

الوحدات البديلة — المعاملات والباركودات والأسعار

في جدول الوحدات البديلة أضف كل وحدة أكبر يُشترى أو يُباع بها الصنف. كل سطر يحوي: الوحدة، معامل التحويل (كم وحدة أساسية تحويه)، باركوداً خاصاً، سعر بيع خاصاً وسعر شراء خاصاً. اضغط Enter للتنقل بين الخلايا وإضافة السطور بسرعة.

مثال عملي — مشروب يُباع بالحبة وبكرتون من 12:

آلية العمل: الرصيد يُمسك دائماً بالحبة. بيع كرتون واحد يخصم 12 حبة؛ وشراء 5 كراتين يضيف 60 حبة. مسح الباركود 6281000000024 في الفاتورة يجلب الصنف بالكرتون بسعر 27.00، بينما مسح 6281000000017 يجلبه بالحبة بسعر 2.50. لاحظ أن سعر بيع الكرتون (27.00) لا يلزم أن يساوي 12 × 2.50 = 30.00 — وحدات الجملة عادة تحمل خصماً.

المخزون حسب المستودع

عند تعديل صنف مخزني يظهر جدول للقراءة فقط بالكمية الحالية ومتوسط التكلفة والقيمة في كل مستودع — فحص سريع للأرصدة دون مغادرة البطاقة.

الإجراءات

حفظ يعود إلى القائمة، حفظ وجديد يحفظ ويفتح بطاقة جديدة بالكود التالي، رجوع يغادر دون حفظ. الحفظ يتطلب الاسم العربي ووحدة القياس؛ وإلا تُعرض الحقول الناقصة في رسالة.

أخطاء شائعة

• اختيار وحدة أساسية خاطئة. الأرصدة تُمسك بالوحدة الأساسية؛ إن جعلت «الكرتون» أساسياً ثم احتجت بيع الحبة فستضطر إلى كميات كسرية. اختر دائماً الأصغر وحدةً أساسية.
• حذف سطر وحدة بديلة استخدمته مستندات سابقة. المستندات القديمة تحتفظ ببياناتها، لكن الباركود يتوقف عن المسح وتختفي الوحدة من المنتقيات. الأفضل إضافة سطر جديد بدلاً من الحذف.
• تكرار الباركود بين الأصناف. الماسح سيلتقط أول صنف مطابق — اجعل الباركود فريداً لكل صنف/وحدة.
• تفعيل تتبع السيريال بعد وجود حركات على الصنف. الكميات القائمة بلا سيريالات، فيختلف السجل عن الجرد. فعّل الخيار قبل أول استلام.

أسئلة شائعة

• كيف أغيّر تكلفة صنف؟ لا تُكتب يدوياً — التكلفة هي المتوسط المرجّح المحسوب من الاستلامات. تتغير عند ترحيل شراء بسعر جديد، أو عند ترحيل زيادة تسوية مخزون بتكلفة الوحدة الصحيحة. حقل «سعر الشراء» مجرد قيمة افتراضية لسطور المستندات وليس التكلفة نفسها.
• لماذا لا أستطيع حذف صنف له حركات؟ لأن حركاته تشير إليه والنظام يحمي التاريخ — الحذف مرفوض. ألغِ تفعيل فعّال بدلاً من ذلك؛ يختفي الصنف من المنتقيات وتبقى التقارير تعمل.
• هل يمكن لصنف باركودان لنفس الوحدة؟ باركود واحد لكل سطر وحدة. إن جاء المنتج بكودين مطبوعين أضف سطر وحدة ثانياً بمعامل 1 يحمل الباركود الآخر.
• من أين تأتي الأسعار الخاصة لكل عميل؟ من شاشتي قوائم الأسعار وسياسات الخصم في وحدة المبيعات — بطاقة الصنف تحمل الأسعار الافتراضية فقط.

أرصدة المخزون

المسار: المخزون ← أرصدة المخزون — /commercial/on-hand

الوظيفة: عرض لحظي للقراءة فقط لرصيد كل صنف مخزني في كل مستودع. افتحها قبل الجرد، أو عندما يسأل العميل «هل يتوفر لديكم؟»، أو لمراجعة القيمة الإجمالية للمخزون.

استخدم البحث وفلاتر الأعمدة للتضييق حسب المستودع أو التصنيف أو الصنف، وزر تصدير لإخراج القائمة إلى إكسل — مثلاً كورقة عدّ قبل الجرد.

أسئلة شائعة

• الرصيد خاطئ — هل أعدّله هنا؟ لا. الشاشة للقراءة فقط عمداً؛ كل تغيير يجب أن يأتي من مستند. رحّل تسوية مخزون بالفرق.
• لماذا متوسط التكلفة 0؟ عند وصول الرصيد إلى الصفر يُصفَّر متوسط التكلفة، ويُبنى من جديد مع أول استلام تالٍ.
• لماذا لا يظهر صنف الخدمة؟ الخدمات والأصناف الملغى عنها «متابعة المخزون» ليست لها أرصدة.
• كيف أجري جرداً كاملاً؟ صدّر هذه الشاشة كورقة عدّ، اعدد فعلياً، ثم أدخل الفروقات كتسوية مخزون — راجع الخطوات في القسم التالي.

تسويات المخزون

المسار: المخزون ← تسويات المخزون — /commercial/stock-adjustments

الوظيفة: مطابقة الرصيد الدفتري مع الواقع — فروقات العدّ بعد الجرد، التلف، الفقد، إعدام منتهي الصلاحية، أو إدخال أرصدة افتتاحية لصنف جديد. تعرض القائمة: رقم المستند، التاريخ، المستودع، عدد البنود، والحالة (مسودة / مُرحّلة) مع إجراءات الطباعة والحذف لكل صف.

حقول الرأس

البنود

اضغط Enter للتنقل بين الخلايا وإضافة سطور جديدة. السطر بلا صنف أو بكمية 0 يُتجاهل عند الحفظ.

الإجراءات والحالات

1. حفظ يبقي المستند مسودة — قابلة للتعديل والحذف، بلا أثر على المخزون.
2. ترحيل يطبّق كل البنود على أرصدة المستودع ويقفل المستند (مُرحّلة = للقراءة فقط، ولا يمكن حذفها).
3. بعد الترحيل يوفر الشريط: طباعة، تنزيل (PDF) وعرض قيد اليومية.
4. جديد يفرّغ المحرر ويبدأ مستنداً جديداً بالرقم التالي.

التحقق: المستودع وسطر واحد صحيح على الأقل إلزاميان. ترحيل نقصٍ أكبر من الرصيد مرفوض: «الرصيد غير كافٍ: المتاح X والمطلوب Y».

آثار الترحيل

• المخزون: الزيادات تُدمج تكلفتها المدخلة في المتوسط المرجّح؛ والنقص يخرج بمتوسط التكلفة الحالي. كل بند يكتب حركة مخزنية (زيادة تسوية / نقص تسوية) في تاريخ حركات الصنف.
• المحاسبة: صافي تغيّر القيمة يُرحَّل آلياً كقيد يومية بين حساب المخزون وحساب تسويات المخزون (كلاهما يُضبط في إعدادات الوحدة التجارية ← الحسابات). إن لم تُضبط الحسابات يتحدث المخزون دون توليد قيد.

مثال عملي — عجز جرد

كشف الجرد السنوي نقص 3 وحدات من صنف «مياه 330مل». تُظهر البطاقة متوسط تكلفة 25.00. أدخل سطراً واحداً:

عند الترحيل ينقص الرصيد 3 وحدات، والقيمة الخارجة 3 × 25.00 = 75.00. القيد الآلي:

والزيادة عكس ذلك: كمية موجبة بتكلفتها تجعل المخزون مديناً وحساب التسويات دائناً.

الجرد الكامل — الإجراء الموصى به

1. أوقف حركات المستودع (استلاماً وصرفاً) أثناء العدّ.
2. صدّر شاشة أرصدة المخزون مفلترة بالمستودع — هذه ورقة العدّ بالكميات الدفترية.
3. اعدد فعلياً وسجّل الكمية الفعلية بجانب كل صنف.
4. أنشئ تسوية واحدة لكل مستودع: لكل فرق أضف سطراً بكمية = الفعلي − الدفتري (سالبة للعجز، موجبة للزيادة؛ وللزيادات أدخل تكلفة الوحدة الحقيقية).
5. راجع ثم رحّل. تصبح الأرصدة مطابقة للعدّ الفعلي، وصافي الفرق على حساب التسويات لمراجعة الإدارة.

أخطاء شائعة

• كتابة الرصيد المستهدف بدل الفرق. الكمية هي التغيير لا الرصيد الجديد. دفترياً 10 والعدّ 7 ← أدخل −3 (لا 7).
• توقع أن تكلفة الوحدة تؤثر على النقص. لا تؤثر أبداً — النقص يُقيَّم بالمتوسط الحالي تلقائياً.
• ترك المستندات مسودات. المسودة لا تغيّر شيئاً؛ الأرصدة تتحرك عند الترحيل فقط.
• محاولة إصلاح تسوية مُرحّلة بحذفها. المستند المُرحّل لا يُحذف — رحّل تسوية جديدة بالكميات المعاكسة.

أسئلة شائعة

• كيف أدخل أرصدة افتتاحية لصنف جديد؟ رحّل تسوية بكمية موجبة وتكلفة الوحدة الحقيقية — تصبح هذه التكلفة هي المتوسط الابتدائي.
• هل أسوّي عدة مستودعات في مستند واحد؟ لا — مستودع واحد لكل تسوية. أنشئ مستنداً لكل مستودع.
• لماذا لم يتولد قيد يومية؟ إما أن صافي تغيّر القيمة صفر، أو أن كودَي حسابَي المخزون وتسويات المخزون غير مضبوطين في إعدادات الوحدة التجارية.
• هل أستطيع تصحيح متوسط تكلفة صنف دون تغيير الكمية؟ رحّل تسويتين متقابلتين (إخراج ثم إدخال بالتكلفة الصحيحة) — أو راجع مدير النظام؛ فالمتوسط يُداره النظام تلقائياً.

التحويلات المخزنية

المسار: المخزون ← التحويلات المخزنية — /commercial/inventory-transfers

الوظيفة: نقل كميات بين المستودعات — تموين فرع من المستودع الرئيسي، تحميل سيارة مندوب، أو تجميع المخزون. تعرض القائمة: رقم التحويل، التاريخ، المستودعين، عدد الأسطر، والحالة.

الحقول

الإجراءات وآثار الترحيل

1. حفظ يبقي مسودة (بلا أثر على المخزون)؛ المسودات قابلة للتعديل والحذف.
2. ترحيل يصرف كل سطر من المصدر بمتوسط تكلفة الصنف فيه — والنزول تحت الصفر مرفوض — ويستلمه في الهدف بنفس تكلفة الوحدة، فتبقى قيمة المخزون الإجمالية محفوظة.
3. التحويل المُرحّل للقراءة فقط ويوفر طباعة / تنزيل؛ ولا يمكن حذفه.

مثال عملي — تحويل 50 وحدة

حوّل 50 وحدة من صنف «مياه 330مل» من المستودع الرئيسي إلى مستودع الفرع. قبل التحويل: الرئيسي 120 وحدة بمتوسط 10.00؛ والفرع 20 وحدة بمتوسط 12.00.

يُعاد حساب متوسط الهدف: (240 + 500) ÷ 70 ≈ 10.57. القيمة الإجمالية 1,440 قبل وبعد — لا ربح ولا خسارة.

أخطاء شائعة وأسئلة

• «الرصيد غير كافٍ» عند الترحيل: المستودع المصدر لا يملك الكمية — راجع أرصدة المخزون؛ ربما استُلمت البضاعة في مستودع آخر.
• حوّلت بالاتجاه الخاطئ؟ لا يوجد «إلغاء ترحيل» — أنشئ تحويلاً ثانياً معاكساً من الهدف إلى المصدر.
• هل توجد حالة «في الطريق»؟ لا — الترحيل ينقل المخزون فوراً؛ وقبل الترحيل لا يتحرك شيء.
• هل يغيّر التحويل الأسعار؟ لا. ينقل الكمية والتكلفة فقط؛ أسعار البيع لا تُمسّ.

سجل السيريالات

المسار: المخزون ← سجل السيريالات — /commercial/serials

الوظيفة: سجل دورة حياة للقراءة فقط لكل رقم تسلسلي من الأصناف المتتبعة بالسيريال (جوالات، أجهزة…): من أين جاءت كل وحدة، أين هي الآن، وأي مستند أخرجها — أساس خدمة الضمان. ابحث بأي سيريال لتجيب: «متى بعنا هذا الجهاز بالتحديد وبأي فاتورة؟»

قواعد دورة الحياة (يفرضها النظام تلقائياً)

• الاستلام يتطلب سيريالاً واحداً لكل وحدة مستلمة؛ والسيريال المسجل سابقاً لا يُستلم مرة أخرى (التكرار مرفوض مع عرض حالته الحالية).
• البيع يتطلب أن يكون السيريال في المخزون وفي نفس مستودع المستند؛ والسيريال غير المستلم أو المباع سابقاً مرفوض.
• إرجاع العميل يعيد تفعيل السيريال المباع فعلاً فقط؛ والإرجاع للمورد يتطلب أن يكون السيريال في المخزون.
• لا يمكن إلغاء ترحيل مستند شراء إذا كان أحد سيريالاته قد بيع بالفعل.

أسئلة شائعة

• نفس السيريال على علبتين ماديتين — ماذا أفعل؟ النظام يقبله مرة واحدة فقط. أعطِ الوحدة الثانية سيريالاً مميزاً (لاحقة مثلاً) أو اطلب من المورد تصحيح الملصقات.
• لماذا لا يطلب صنفي سيريالات؟ خيار يتتبع بالرقم التسلسلي في بطاقة الصنف غير مفعّل. فعّله قبل استلام البضاعة الجديدة.
• هل أستطيع تعديل سيريال هنا؟ لا — السجل للقراءة فقط؛ السيريالات تكتبها المستندات نفسها.

المستودعات

المسار: المخزون ← المستودعات — /commercial/warehouses

الوظيفة: تعريف مواقع التخزين (مستودع رئيسي، مستودع فرع، سيارة مندوب…). كل حركة مخزنية تتبع مستودعاً واحداً بالضبط، لذا أنشئ المستودعات قبل إدخال أي مستند مخزني.

أسئلة شائعة

• لماذا لا أستطيع حذف مستودع؟ لوجود حركات أو أرصدة مرتبطة به. عطّله بدلاً من ذلك — يبقى التاريخ محفوظاً.
• كيف أغلق مستودعاً ما زال فيه مخزون؟ حوّل كل شيء خارجه أولاً، وتأكد أن أرصدته صفر في شاشة الأرصدة، ثم عطّله.

وحدات القياس

المسار: المخزون ← وحدات القياس — /commercial/units

الوظيفة: القائمة المشتركة للوحدات (حبة، كرتون، كجم، لتر…) بكود آلي واسمين. تشير بطاقات الأصناف إليها كوحدة أساسية أو وحدات بديلة — ومعامل التحويل يُسجَّل في بطاقة الصنف لا هنا، فقد يعني «الكرتون» 12 لصنف و24 لصنف آخر.

أسئلة شائعة

• لماذا لا أستطيع حذف وحدة؟ «هذه الوحدة مستخدمة في أصناف ولا يمكن حذفها». عطّلها، أو انقل الأصناف المستخدمة لها إلى وحدة أخرى أولاً.
• إن غيّرت اسم الوحدة، هل تتغير المستندات القديمة؟ الاسم مجرد تسمية — العرض والطباعة الجديدة تُظهر الاسم الجديد؛ والكميات المخزنة لا تتأثر.

التصنيفات والعلامات التجارية

المسار: المخزون ← التصنيفات / العلامات التجارية — /commercial/categories ، /commercial/brands

الوظيفة: تبويب الأصناف للفلترة والتقارير: التصنيف يجمع بحسب الطبيعة (مواد غذائية، إلكترونيات…)، والعلامة التجارية بحسب الشركة الصانعة. كلاهما شاشة بيانات أساسية بنفس التصميم: كود آلي + اسم عربي (إلزامي) + اسم إنجليزي + خيار فعّال + لوحة ملاحظات، مع أزرار حفظ / حفظ وجديد / رجوع.

أسئلة شائعة

• لماذا لا أستطيع حذف تصنيف أو علامة؟ «…مستخدم في أصناف ولا يمكن حذفه». انقل أصنافه إلى قيمة أخرى أولاً، أو عطّله.
• هل التصنيف والعلامة إلزاميان في الصنف؟ لا — كلاهما اختياري، لكن تعبئتهما تجعل فلاتر القوائم وتقارير البيع والشراء أكثر فائدة بكثير.