وحدة أسطول السيارات

قبل البدء: إعداد حسابات الأسطول

الوظيفة: قبل أول ترحيل، يجب ربط الوحدة بدليل الحسابات من شاشة إعدادات «الحسابات». بدون هذين الحسابين يرفض النظام الترحيل برسالة واضحة.

المركبات

المسار: أسطول السيارات ← المركبات — /fleet/vehicles

الوظيفة: بطاقة تعريف لكل مركبة في الأسطول. تُنشئها مرة واحدة عند دخول المركبة الخدمة، وتعود إليها لتحديث تواريخ الاستمارة والتأمين وحالة التشغيل. كل نقلة وكل مصروف يُسجَّل لاحقاً على مركبة من هذه القائمة.

أعمدة القائمة

حقول شاشة الإضافة / التعديل

الأزرار: حفظ / حفظ وجديد / رجوع، وبجانب الشاشة لوحة ملاحظات السجل لتدوين متابعات على المركبة.

تنبيهات الانتهاء

تاريخا انتهاء الاستمارة وانتهاء التأمين يظهران عمودين دائمين في القائمة. اجعل مراجعتهما عادة شهرية: افرز القائمة على أحد العمودين تصاعدياً فتتصدر المركبات الأقرب انتهاءً، وجدّد قبل الموعد. النظام لا يمنع تشغيل مركبة منتهية الاستمارة — المتابعة مسؤولية مشرف الأسطول.

أسئلة شائعة

بعت شاحنة، هل أحذفها؟ إن كان عليها أي مصاريف فلن يسمح النظام بالحذف حفاظاً على التاريخ — أزل علامة «نشط» وغيّر الحالة إلى «خارج الخدمة».

هل تغيير حالة المركبة إلى «في الصيانة» يمنع تسجيل نقلات عليها؟ لا؛ الحالة وصفية للمتابعة. ما يخفي المركبة من قوائم الاختيار هو إلغاء تفعيلها.

ما مصدر عمود «إجمالي المصاريف»؟ مجموع مستندات «مصاريف المركبات» المسجلة على هذه المركبة (لا يشمل مصاريف النقلات المسجلة داخل مستند النقلة).

السائقون

المسار: أسطول السيارات ← السائقون — /fleet/drivers

الوظيفة: سجل السائقين. يُربط السائق بمركبته المعتادة من شاشة المركبات، ويُنسب لكل نقلة سائقها لتعرف من قاد كل حمولة ولمتابعة انتهاء رخص القيادة.

الحقول

تنبيهات الانتهاء

عمود انتهاء الرخصة ظاهر دائماً في القائمة — افرز عليه دورياً لاكتشاف الرخص القريبة من الانتهاء قبل إسناد نقلات لسائقها.

أسئلة شائعة

هل السائق إلزامي في النقلة؟ لا، حقل السائق في النقلة اختياري — لكن تعبئته شرط لتقارير أداء السائقين.

ترك سائق العمل، ماذا أفعل؟ أزل ربطه بالمركبة ثم أزل علامة «نشط». نقلاته التاريخية تبقى منسوبة إليه.

هل للسائق حساب عهدة في دليل الحسابات؟ لا تُنشئ الوحدة حساباً لكل سائق؛ العهد النقدية تُدار من الخزنة وتُسوّى عند إقفال النقلة بالمصاريف الفعلية (انظر المثال في شاشة النقلات).

النقلات (الحمولات)

المسار: أسطول السيارات ← النقلات — /fleet/trips

الوظيفة: النقلة هي وحدة الإيراد — دفتر الحمولات مُرقمناً: لكل حمولة سطور النولون (الإيرادات) وسطور مصاريف النقلة وشريط الصافي بعد الحمولة. المستند يمر بحالتين: مسودة قابلة للتعديل والحذف، ثم مرحّلة بعد الضغط على «ترحيل» فتُقفل وتولّد قيدها.

قائمة النقلات

الأعمدة: رقم النقلة (TRIP-00001…)، تاريخ البداية، المركبة، وصف النقلة، إجمالي النولون، إجمالي المصاريف، الصافي (بمجاميع أسفل الأعمدة الرقمية)، والحالة. أزرار الصف: تعديل/عرض، وللمرحّلة زر عرض القيد، وللمسودة زر حذف.

حقول رأس المستند

سطور النولون وسطور المصاريف

أسفل الجدولين شريط المجاميع: إجمالي النولون − إجمالي المصاريف = الصافي بعد الحمولة (يُحدَّث لحظياً).

خطوات العمل

1. من قائمة النقلات اضغط إضافة — يفتح مستند مسودة برقم يتولد عند الحفظ.
2. اختر المركبة والسائق واكتب وصف النقلة والمسار (من / إلى).
3. أدخل سطور النولون (أجرة النقلة) وما صُرف من مصاريف عليها.
4. حفظ يبقيها مسودة قابلة للتعديل — مناسب حتى تكتمل الرحلة وتُعرف المصاريف الفعلية.
5. عند اكتمال التسليم عبّئ تاريخ النهاية وحدّث المصاريف بالفعلي ثم اضغط ترحيل.
6. بعد الترحيل يُقفل المستند وتستعرض قيده بزر عرض القيد.

القيد المحاسبي عند الترحيل (مدين/دائن)

أثر الخزنة الصافي = الصافي بعد الحمولة. إن كانت النقلة بلا إيراد (أو بلا مصاريف) يُنشأ الشق الموجود فقط.

مثال عملي كامل: نقلة بعهدة سائق

نقلة حديد من الرياض إلى جدة بأجرة 4,500. قبل التحرك سلّم أمين الخزنة السائق 600 عهدة وقود. عاد السائق بفواتير وقود فعلية 540 وأرجع 60 نقداً للخزنة.

1. أنشئ النقلة: المركبة، السائق، الوصف «نقل حديد»، من «الرياض» إلى «جدة»، واحفظها مسودة يوم التحرك.
2. سطر نولون: «أجرة نقلة حديد» بمبلغ 4,500.
3. بعد العودة والتسوية: سطر مصروف بنوع سولار/وقود وبيان «وقود الرحلة – تسوية عهدة» بمبلغ 540 (الفعلي، لا الـ600 المسلَّمة).
4. الشريط يعرض: إجمالي النولون 4,500 − إجمالي المصاريف 540 = الصافي بعد الحمولة 3,960.
5. عبّئ تاريخ النهاية واضغط ترحيل.

القيد المتولد:

التحقق والأخطاء الشائعة

أسئلة شائعة

رحّلت نقلة بمبلغ خاطئ، كيف أصححها؟ المستند المرحّل مقفل. يُجري المحاسب قيد تسوية/عكس يدوياً من شاشة القيود اليومية، وتنشئ نقلة صحيحة إن لزم.

النولون آجل على العميل وليس نقداً — كيف أسجله؟ قيد النقلة يصب في الخزنة المختارة. للنولون الآجل سجّل النقلة عند التحصيل، أو دع المحاسب يعالج الذمة بقيد يدوي على حساب العميل.

هل يمكن نقلة بمصاريف فقط دون إيراد؟ نعم (رحلة رجوع فارغة مثلاً) — يكفي سطر مصروف واحد، ويكون الصافي سالباً.

متى يتولد رقم النقلة؟ عند أول حفظ، بتسلسل TRIP-00001 لكل فرع. ويظهر أسفل المستند سجل النشاط (من أنشأ ومن عدّل).

مصاريف المركبات

المسار: أسطول السيارات ← مصاريف المركبات — /fleet/expenses

الوظيفة: تسجيل المصاريف العائدة للمركبة نفسها لا لنقلة بعينها: صيانة دورية، إطارات، تأمين، إصلاحات الورشة، تعبئة وقود عامة… أما مصاريف رحلة محددة فمكانها سطور «مصاريف النقلة» داخل مستند النقلة نفسه.

أعمدة القائمة

زر الصف الوحيد: عرض القيد — لأن المستند يُرحّل فور حفظه (انظر التحذير أدناه).

حقول شاشة الإضافة

القيد المحاسبي (مدين/دائن)

أسئلة شائعة

وقود الرحلة أسجّله هنا أم في النقلة؟ إن كان يخص حمولة محددة فداخل النقلة (ليدخل في صافيها)؛ وإن كان تعبئة عامة أو صيانة فهنا. لا تسجّله في الموضعين.

المصروف بالآجل على ورشة (مورد)؟ الشاشة تدفع من خزنة/حساب نقدي فقط. للمصروف الآجل استخدم دورة المشتريات أو قيداً يدوياً على حساب المورد.

أين أرى مجموع مصاريف كل مركبة؟ عمود «إجمالي المصاريف» في قائمة المركبات، ورسم «المصاريف حسب النوع» في لوحة معلومات الوحدة.

قراءة الربحية: شهر كامل لشاحنة واحدة

الوظيفة: هكذا تجمع الصورة من الشاشات الثلاث لتعرف هل الشاحنة رابحة فعلاً. مثال: الشاحنة VEH-003 (لوحة 1234 ن ق ل) خلال يناير:

1. افتح قائمة النقلات ورشّح على المركبة ونطاق التاريخ — صفوف المجاميع أسفل الأعمدة تعطيك النولون والمصاريف والصافي مباشرة.
2. افتح مصاريف المركبات ورشّح على المركبة نفسها والشهر — مجموع عمود المبلغ هو مصاريف التشغيل.
3. اطرح: صافي النقلات − مصاريف المركبة = ربح الشاحنة الحقيقي.

وفي لوحة معلومات الوحدة (الرئيسية ← لوحة الأسطول) تجد للفترة المختارة: مؤشرات النولون والمصاريف (نقلات + مركبات معاً) والصافي وعدد المركبات النشطة، ورسم «الصافي لكل نقلة»، ودائرة «المصاريف حسب النوع»، وآخر النقلات.

ملخص القيود المحاسبية للوحدة