Beranda › Modul Khusus › Impor

Impor

Mengelola berkas impor luar negeri: mengumpulkan semua biaya kiriman (barang, ongkos kapal, bea cukai, clearance…) dan mengalokasikannya ke barang untuk menghitung landed cost sebenarnya sebelum masuk stok.

Berkas impor (kiriman)

Rute: Impor › Berkas Impor — /import/shipments

Fungsi: berkas impor adalah wadah kiriman dari kontrak hingga gudang: ia mengumpulkan barang (melalui faktur pembelian yang ditautkan) dan setiap biaya tambahan mendatangkannya, lalu menyebarkan biaya itu ke barang sehingga tiap barang memikul biaya satuan landed yang sebenarnya.

Kapan digunakan: untuk setiap pembelian luar negeri di mana harga barang bukan cerita lengkapnya — ongkos laut/udara, bea masuk, clearance, asuransi, angkutan darat… Pembelian lokal tanpa biaya tambahan cukup dengan faktur pembelian biasa dan tidak butuh berkas impor.

Catat dan posting faktur pembelian: barangnya sendiri (barang, kuantitas, harga — dalam mata uang beli jika asing) dimasukkan sebagai faktur pembelian biasa di modul Pembelian. Hanya faktur yang sudah diposting yang bisa ditautkan ke berkas impor.
Buka berkas impor: pemasok luar negeri, tanggal pengiriman, nomor B/L dan kontainer, pelabuhan muat dan bongkar, tanggal perkiraan/aktual tiba.
Tautkan faktur pembelian: pilih faktur terposting milik kiriman ini — subtotalnya menjadi Total Barang berkas.
Catat baris biaya: tiap biaya dengan jenisnya (ongkos laut, bea cukai, clearance…), vendor jasa yang menagihnya, dan jumlahnya.
Tinjau alokasi: setelah disimpan, sistem otomatis menyebarkan semua biaya ke baris faktur secara proporsional terhadap nilai barang dan menampilkan biaya satuan landed tiap barang.
Posting berkas: nilai stok naik sebesar biaya teralokasi (biaya rata-rata tertimbang naik, kuantitas tak berubah) dan jurnal akuntansi dibuat otomatis.
Lunasi biayanya: bayar tiap vendor jasa dari tabel pelunasan — setiap pembayaran membuat voucher pembayaran terposting yang tertaut ke berkas.

Kolom daftar

Kolom	Isi
No. Berkas	Nomor urut otomatis `SHIP-00001`, `SHIP-00002`…
Tanggal Pengiriman	Tanggal dokumen berkas.
Pemasok Luar Negeri	Pemasok barang kiriman.
Bill of Lading / No. Kontainer	Referensi pengapalan untuk penelusuran cepat.
Tahap Pengiriman	Chip tahap logistik (lihat di bawah).
Status	Draf atau Diposting.
Total Barang / Total Biaya	Nilai faktur tertaut dan jumlah baris biaya — kedua kolom menampilkan total keseluruhan di bawah daftar.

Aksi baris: ubah selalu; hapus hanya selama berkas masih Draf.

Tahap pengiriman vs. status dokumen

Tiap berkas punya dua indikator terpisah. Tahap adalah pelacak logistik yang Anda atur manual; status adalah keadaan akuntansi yang dikendalikan sistem:

Tahap pengiriman	Arti
Terbuka	Berkas sedang disiapkan — kontrak diteken, barang belum dikapalkan.
Dalam Perjalanan	Barang di kapal/pesawat — menunggu tiba.
Tiba	Barang di pelabuhan bongkar.
Selesai Bea Cukai	Proses bea cukai rampung.
Ditutup	Kiriman selesai dan diarsipkan.

Status dokumen	Arti
Draf	Bisa diubah — biaya dan faktur masih dapat berganti; belum ada efek akuntansi atau stok.
Diposting	Landed cost dikapitalisasi ke stok dan jurnal dibuat — berkas menjadi hanya-baca.

ℹ️ Catatan: tahap hanya informatif — berkas bisa diposting pada tahap apa pun. Pengubahan dan penghapusan sepenuhnya diatur oleh status Draf/Diposting.

Field header

Field	Wajib	Deskripsi
Tanggal Pengiriman	Ya	Tanggal dokumen (default hari ini). Menentukan tahun fiskal berkas.
Cabang	Ya	Terisi otomatis dengan cabang default Anda; terkunci bila izin Anda hanya satu cabang. Jurnal dicap dengannya.
Pemasok Luar Negeri	Ya	Pemasok barang. Juga vendor default untuk baris biaya yang dibiarkan tanpa vendor jasa.
Tahap Pengiriman	Ya	Terbuka / Dalam Perjalanan / Tiba / Selesai Bea Cukai / Ditutup (default Terbuka).
Bill of Lading	Tidak	Referensi B/L dari perusahaan pelayaran.
No. Kontainer	Tidak	Referensi kontainer.
Pelabuhan Muat / Pelabuhan Bongkar	Tidak	Dipilih dari master Pelabuhan (hanya pelabuhan aktif).
Perkiraan Tiba / Tiba Aktual	Tidak	Tanggal perencanaan. Tiba Aktual, bila diisi, menjadi tanggal posting jurnal dan penyesuaian stok; jika tidak, tanggal pengiriman yang dipakai.
Catatan	Tidak	Teks bebas yang tercetak pada dokumen.
Faktur Pembelian Terkait	Ya (untuk posting)	Multi-pilih faktur pembelian terposting, ditampilkan sebagai “nomor (total)”. Subtotalnya membentuk Total Barang.

Grid baris biaya

Kolom	Wajib	Deskripsi
Jenis Biaya	Ya	Dipilih dari master Jenis Biaya Impor (hanya jenis aktif).
Deskripsi	Tidak	Teks bebas hingga 300 karakter — mis. nomor tagihan vendor.
Vendor Jasa	Tidak	Pemasok yang menagih biaya ini (pelayaran, kantor clearance…). Dikosongkan = pemasok luar negeri berkas. Dipakai kemudian untuk mengelompokkan tabel pelunasan.
Jumlah	Ya (> 0)	Jumlah biaya dalam mata uang dasar perusahaan, 2 desimal.

💡 Entri cepat: tekan Enter untuk berpindah sel → sel; Enter di sel terakhir baris terakhir menambah baris baru otomatis. Baris tanpa jenis biaya, atau berjumlah 0, dibuang diam-diam saat disimpan.

Aksi toolbar

Tombol	Tampil saat	Efek
Baru	Selalu	Mengosongkan editor dan memulai berkas baru dengan nomor berikutnya.
Simpan	Draf	Menyimpan draf dan menyegarkan tabel alokasi.
Posting	Draf	Menyimpan, lalu mengapitalisasi landed cost ke stok dan membuat jurnal.
Batalkan Posting	Diposting	Membalik kenaikan nilai stok dan jurnal; berkas kembali menjadi Draf.
Lihat Jurnal	Diposting	Membuka JV otomatis hasil posting.
Pratinjau cetak / Unduh	Diposting	Mencetak berkas (referensi header + baris biaya) atau mengunduhnya sebagai PDF.
Kembali	Selalu	Kembali ke daftar.

Alokasi landed cost — cara kerjanya

Tabel alokasi muncul di bawah grid biaya begitu berkas disimpan dengan faktur tertaut. Sistem menyebarkan Total Biaya ke setiap baris dari setiap faktur tertaut secara proporsional terhadap nilai barang baris itu (subtotal baris, sebelum PPN):

Porsi % = subtotal baris ÷ total barang semua baris tertaut.
Biaya Teralokasi = total biaya × porsi, dibulatkan 2 desimal — baris terakhir menyerap sisa pembulatan sehingga jumlahnya selalu persis sama dengan total biaya.
Biaya Satuan Landed = (subtotal baris + biaya teralokasi) ÷ kuantitas dasar, ditampilkan 4 desimal. Kuantitas dikonversi ke satuan dasar barang (kemasan × faktor satuan).

Kolom alokasi	Isi
Faktur	Nomor faktur pembelian asal baris.
Kode / Barang	Kode dan nama barang.
Kts	Kuantitas baris dalam satuan dasar.
Nilai Barang	Subtotal baris (mata uang dasar, sebelum PPN).
Porsi	Persentase baris dari total barang.
Biaya Teralokasi	Bagian baris dari total biaya.
Biaya Satuan Landed	Biaya final satu satuan dasar termasuk bagian biayanya.

Perbandingan dasar alokasi

ERP mengalokasikan landed cost dengan dasar berbeda-beda. KEMTOVA ERP mengalokasikan berdasarkan nilai secara otomatis — berikut perbandingannya agar Anda paham makna angkanya dan kapan dasar nilai paling pas:

Dasar	Cara membagi biaya	Paling cocok saat
Berdasar nilai (dipakai KEMTOVA ERP)	Proporsional terhadap nilai barang tiap baris.	Biaya mengikuti nilai: bea ad-valorem, asuransi, biaya pendanaan — dan default yang adil untuk kiriman campuran.
Berdasar kuantitas	Biaya sama per satuan.	Biaya penanganan per buah dominan dan barang mirip ukuran serta nilainya.
Berdasar berat / volume	Proporsional terhadap kg atau m³.	Ongkos angkut adalah biaya dominan dan campuran berisi barang berat-murah dengan ringan-mahal.

💡 Tips praktis: jika satu kiriman mencampur barang sangat berat bernilai rendah dengan barang ringan bernilai tinggi dan ongkos angkut adalah biaya terbesar, buka dua berkas impor (satu per keluarga barang, masing-masing dengan porsi ongkosnya). Alokasi berdasar nilai di dalam tiap berkas lalu mendekati kenyataan.

Strip total

Total	Dihitung sebagai
Total Barang	Σ subtotal faktur pembelian terposting yang tertaut (dihitung server, mata uang dasar).
Total Biaya	Σ jumlah baris biaya.
Total Landed	Total Barang + Total Biaya — biaya penuh kiriman.

Apa yang dilakukan posting

Memvalidasi: minimal satu baris biaya, minimal satu faktur terposting tertaut, dan tak ada faktur tertaut yang sudah dibebani biaya di berkas terposting lain.
Menentukan tanggal posting: Tiba Aktual bila diisi, jika tidak tanggal pengiriman.
Menaikkan nilai stok: untuk tiap baris teralokasi, biaya rata-rata tertimbang barang di gudang faktur naik sebesar biaya teralokasi — kuantitas tak pernah berubah.
Menangani yang tak terserap stok: jika barang tidak dilacak persediaannya, atau kuantitasnya sudah terjual sebelum posting, bagian itu dibukukan ke Harga Pokok Penjualan — GL dan buku stok selalu sinkron.
Membuat jurnal: Dr Persediaan (terserap) + Dr HPP (tak terserap) / Cr Biaya impor akrual sebesar total biaya penuh.

ℹ️ Akun: akun kredit berasal dari pengaturan modul Akun biaya impor akrual di Pengaturan › Akun; bila belum diatur sistem memakai akun hutang pemasok. Nilai barangnya sendiri sudah dibukukan oleh faktur pembelian (Dr Persediaan / Cr Pemasok) — jurnal berkas hanya mencakup biayanya, jadi tidak ada pencatatan ganda.

⚠️ Batalkan posting: membalik persis kenaikan nilai stok (dinetokan per barang dan gudang, sehingga siklus posting/batal berulang tetap seimbang) dan membukukan jurnal pembalik, lalu mengembalikan berkas menjadi Draf. Pembayaran pelunasan yang sudah dilakukan adalah voucher terposting terpisah dan tidak ikut dibalik — batalkan dari layar pembayaran bila perlu.

Pelunasan biaya impor (membayar vendor)

Pada berkas terposting muncul tabel pelunasan yang mengelompokkan baris biaya per vendor jasa (baris tanpa vendor jatuh ke pemasok luar negeri):

Kolom	Isi
Vendor Jasa	Setiap vendor dengan minimal satu baris biaya.
Total Biaya	Jumlah baris biaya vendor itu pada berkas ini.
Dibayar	Voucher pelunasan terposting yang sudah diterbitkan dari berkas ini untuk vendor tsb.
Sisa	Total Biaya − Dibayar (merah selama > 0, hijau saat nol).
Bayar	Membuka dialog pembayaran (tampil hanya selama masih ada sisa).

Dialog Bayar meminta: jumlah (terisi otomatis dengan sisa, maksimal sisa), instrumen (Tunai atau Transfer bank) dan kas/akun bank. Satu klik membuat dan langsung memposting voucher pembayaran pemasok yang tertaut ke berkas, dengan jurnal: Dr Biaya impor akrual / Cr Kas-Bank.

⚠️ Penjaga lebih-bayar: sistem menolak pembayaran apa pun di atas sisa biaya impor vendor pada berkas.

Penanganan multi-mata-uang

Faktur pembelian dapat dimasukkan dalam mata uang pemasok dengan kurs-nya; saat diposting jumlahnya dikonversi ke mata uang dasar perusahaan (baris jurnal membawa kedua mata uang).
Total Barang, alokasi dan total berkas selalu dalam mata uang dasar — subtotal faktur hasil konversi.
Baris biaya dimasukkan dalam mata uang dasar: jika tagihan ongkos dalam USD, konversikan dengan kurs yang Anda bayar dan masukkan jumlah dasarnya (cantumkan jumlah asli dan kurs di Deskripsi).
Jurnal kiriman diposting dalam mata uang dasar.

💡 Tips: perbarui tabel kurs (Akuntansi › Kurs) sebelum memposting faktur asing — landed cost mewarisi kurs apa pun yang dipakai fakturnya.

Kesalahan validasi & kekeliruan umum

Pesan / gejala	Penyebab	Solusi
Peringatan “Pemasok” wajib saat menyimpan	Pemasok luar negeri belum dipilih.	Pilih pemasok — satu-satunya field header yang wajib saat menyimpan.
"Only POSTED purchase invoices can be linked…"	Faktur tertaut masih draf.	Posting dulu faktur pembeliannya, lalu tautkan.
"The same purchase invoice is linked more than once."	Pilihan ganda di multi-select faktur.	Hapus duplikatnya.
"At least one cost line is required to post…"	Memposting berkas yang semua baris biayanya kosong (tanpa jenis atau jumlah 0 — baris demikian dibuang saat simpan).	Masukkan minimal satu baris biaya lengkap.
"At least one posted purchase invoice must be linked before posting."	Tak ada faktur tertaut.	Tautkan faktur kirimannya.
"A linked purchase invoice is already costed on posted shipment SHIP-…"	Faktur sudah dibebani landed cost di berkas terposting lain — pembebanan ganda diblokir.	Lepaskan tautannya di sini, atau batalkan posting berkas lain bila itu yang keliru.
"Only a draft shipment can be edited." / "A posted shipment cannot be deleted."	Berkas sudah diposting.	Batalkan posting dulu, lalu ubah atau hapus.
"Import costs can be paid on a POSTED shipment only."	Mencoba melunasi draf.	Posting berkasnya, lalu bayar.
"Payment exceeds the vendor's remaining import costs (…)"	Jumlah melebihi sisa.	Masukkan paling banyak sisa yang tampil di tabel.
Tabel alokasi kosong	Berkas belum disimpan, atau tak ada faktur tertaut.	Tautkan faktur terposting lalu klik Simpan.
Total Barang = 0	Faktur yang tersedia belum diposting sehingga tak ada yang tertaut.	Posting fakturnya, buka lagi berkas, tautkan dan simpan.

Tanya jawab

Pertanyaan	Jawaban
Barang sudah masuk stok saat faktur pembelian diposting — apakah terlambat memposting berkas jadi masalah?	Tidak. Posting berkas menaikkan biaya rata-rata tertimbang stok yang masih ada; kuantitas yang terlanjur terjual otomatis dikirim bagian biayanya ke HPP, jadi tak ada yang hilang.
Bisakah satu berkas impor mencakup beberapa faktur pembelian?	Ya — tautkan semua faktur terposting milik kiriman itu; alokasi menyebarkan biaya ke seluruh barisnya sekaligus. Namun tiap faktur hanya boleh dibebani pada satu berkas terposting.
Bagaimana membayar pemasok luar negeri untuk barangnya sendiri?	Lewat layar pembayaran pemasok biasa terhadap faktur pembelian. Tabel pelunasan berkas hanya mencakup baris biaya (ongkos, bea…) — termasuk baris biaya yang ditugaskan ke pemasok luar negeri.
Di mana melihat jurnal akuntansi berkas?	Pada berkas terposting klik Lihat Jurnal di toolbar, atau cari jurnal otomatis (sumber “IMP”) di Akuntansi › Jurnal Umum.

Contoh lengkap — dari faktur FOB ke landed cost

Skenario: Anda mengimpor ubin keramik dari pemasok Tiongkok. Barang difakturkan FOB dalam dolar AS; ongkos kapal, bea cukai dan clearance ditagih lokal dalam riyal. Mata uang dasar perusahaan: SAR.

Langkah 1 — faktur pembelian terposting (barang)

Faktur PINV-00042 dimasukkan dalam USD dengan kurs 3,75:

Barang	Kts	Harga satuan USD	Baris USD	Baris SAR (×3,75)
Ubin keramik 60×60	200	80,00	16.000,00	60.000,00
Ubin porselen 30×30	500	21,3334	10.666,67	40.000,00
Total (FOB)			26.666,67	100.000,00

Posting faktur membukukan barangnya (PPN diabaikan agar jelas):

Akun	Debit	Kredit
Persediaan	100.000,00
Pemasok — China Ceramics Co.		100.000,00

Langkah 2 — berkas impor dan baris biayanya

Buka berkas SHIP-00007, pilih pemasok luar negeri, tautkan PINV-00042, dan catat biayanya (semua dalam SAR):

Jenis biaya	Vendor jasa	Jumlah SAR
Ongkos laut	Global Shipping Line	8.000,00
Bea masuk	Broker bea cukai	5.500,00
Biaya clearance	Kantor Clearance Pelabuhan	1.200,00
Total Biaya		14.700,00

Langkah 3 — alokasi otomatis (berdasar nilai)

Barang	Kts	Nilai barang	Porsi	Biaya teralokasi	Biaya satuan landed
Ubin keramik 60×60	200	60.000,00	60,00%	8.820,00	344,1000
Ubin porselen 30×30	500	40.000,00	40,00%	5.880,00	91,7600
Total		100.000,00	100%	14.700,00

Perhitungannya baris demi baris:

Keramik: porsi = 60.000 ÷ 100.000 = 60% → biaya = 14.700 × 60% = 8.820,00 → satuan landed = (60.000 + 8.820) ÷ 200 = 344,10 SAR (semula 300,00 sebelum biaya).
Porselen: baris terakhir menyerap sisanya = 14.700 − 8.820 = 5.880,00 → satuan landed = (40.000 + 5.880) ÷ 500 = 91,76 SAR (semula 80,00).

Strip total: Total Barang 100.000,00 · Total Biaya 14.700,00 · Total Landed 114.700,00.

Langkah 4 — memposting berkas

Saat Posting (tanggal posting = Tiba Aktual), biaya rata-rata tertimbang kedua barang naik di gudang faktur (kuantitas tetap) dan jurnal ini dibuat:

Akun	Debit	Kredit
Persediaan (kenaikan landed cost)	14.700,00
Biaya impor akrual		14.700,00

ℹ️ Bila sebagian sudah terjual: misal 100 dari 500 porselen terjual sebelum posting. Stok hanya bisa menyerap 400 ÷ 500 dari 5.880 = 4.704,00; sisanya 1.176,00 didebit ke HPP: Dr Persediaan 13.524,00 + Dr HPP 1.176,00 / Cr Biaya impor akrual 14.700,00.

Langkah 5 — melunasi biaya

Tabel pelunasan kini memuat tiga vendor. Membayar Global Shipping Line 8.000,00 lewat transfer bank membuat dan memposting voucher pembayaran dengan:

Akun	Debit	Kredit
Biaya impor akrual	8.000,00
Bank		8.000,00

Ulangi untuk broker (5.500,00) dan kantor clearance (1.200,00). Saat semua baris Sisa = 0, akun akrual tuntas ditutup dan siklus berkas selesai — ubah tahap ke Ditutup.

Pelabuhan

Rute: Impor › Pelabuhan — /import/ports

Fungsi: data master pelabuhan muat dan tiba, ditawarkan di field Pelabuhan Muat / Pelabuhan Bongkar pada berkas impor. Siapkan sekali sebelum membuka berkas pertama Anda.

Field

Field	Wajib	Deskripsi
Kode	Otomatis	Dibuat sistem; hanya-baca.
Nama Arab / Nama Inggris	Ya	Nama pelabuhan dwibahasa — mis. “ميناء جدة الإسلامي / Jeddah Islamic Port”.
Negara	Tidak	Negara berupa teks bebas, berguna di daftar dan laporan.
Aktif	—	Pelabuhan nonaktif hilang dari pemilih di berkas impor namun tetap ada di dokumen historis.

Buka Impor › Pelabuhan dan klik Buat.
Masukkan nama dwibahasa dan negaranya.
Simpan, atau Simpan & Baru untuk terus menambah pelabuhan dalam satu sesi.

💡 Tips: lebih baik menonaktifkan pelabuhan yang tak lagi dipakai daripada menghapusnya — penghapusan diblokir begitu pelabuhan dirujuk berkas impor mana pun.

Tanya jawab

Pertanyaan	Jawaban
Bisakah mengetik pelabuhan langsung di berkas impor?	Tidak — field pelabuhan berkas adalah pemilih dari master ini. Tambahkan pelabuhannya di sini dulu.
Apakah pelabuhan muat dan bongkar keduanya wajib?	Tidak, keduanya opsional di berkas — isi yang Anda tahu; keduanya referensi untuk pelacakan dan pencetakan.
Mengapa kode hanya-baca?	Kode dibuat berurutan oleh sistem agar tetap unik — Anda hanya mengelola namanya.

Jenis biaya impor

Rute: Impor › Jenis Biaya — /import/cost-types

Fungsi: katalog kategori biaya yang ditawarkan di grid baris biaya berkas — biasanya: ongkos laut/udara, asuransi, bea masuk, clearance, handling, demurrage, angkutan darat. Daftar yang rapi memudahkan analisis ke mana uang impor Anda benar-benar pergi.

Field

Field	Wajib	Deskripsi
Kode	Otomatis	Dibuat sistem; hanya-baca.
Nama Arab / Nama Inggris	Ya	Nama kategori dwibahasa yang tampil di grid biaya.
Aktif	—	Jenis nonaktif disembunyikan dari pemilih baris biaya; baris yang sudah ada tetap menyimpannya.

ℹ️ Akuntansi: jenis biaya mengklasifikasi beban untuk analisis; akun kredit jurnal posting adalah satu pengaturan modul — Akun biaya impor akrual di Pengaturan › Akun (memakai akun hutang pemasok bila belum diatur). Sisi debitnya Persediaan (dan HPP untuk bagian yang tak terserap).

Tanya jawab

Pertanyaan	Jawaban
Seberapa rinci daftarnya?	Cukup rinci untuk menjawab “berapa biaya clearance kita tahun ini?” — satu jenis per layanan berbeda biasanya pas; hindari satu jenis generik “biaya impor”.
Apakah jenis biaya mengubah alokasi?	Tidak — semua baris biaya digabung dan disebar berdasar nilai barang apa pun jenisnya. Jenis untuk klasifikasi dan pelaporan.
Bisakah menghapus jenis yang pernah dipakai?	Tidak — penghapusan diblokir begitu dirujuk. Nonaktifkan saja; riwayat tetap menyimpan namanya.

Pertanyaan umum

Bagaimana membuat pengiriman impor?

Buka Impor › Pengiriman › Baru, tambah pemasok dan barang, lalu catat item biaya (freight, bea cukai, clearance) agar biaya sebenarnya terdistribusi ke barang.

Apa itu landed cost?

Landed cost adalah total biaya riil barang impor — harga beli plus freight, asuransi, bea cukai, dan clearance — yang KEMTOVA ERP distribusikan ke biaya item otomatis.

Bagaimana bea dan freight dialokasikan?

Anda menambah tiap biaya pada pengiriman; sistem mengalokasikan (per nilai atau kuantitas) sehingga tiap item membawa landed cost yang benar.

Kapan pengiriman memengaruhi stok?

Saat Anda posting pengiriman/penerimaan, barang masuk persediaan pada landed cost dan utang ke pemasok dicatat.