Beranda ‹ Modul Khusus ‹ Manajemen Sekolah

Modul Manajemen Sekolah

Sistem manajemen sekolah lengkap di dalam ERP: dari portal pendaftaran daring hingga rapor, mencakup pendaftaran ulang, kehadiran, jadwal dan nilai — dengan biaya sekolah yang langsung masuk ke piutang dan buku besar, tanpa aplikasi akuntansi terpisah dan tanpa berkas ekspor. Layanannya berjalan di atas modul platform: bus di Armada, kantin di titik penjualan, penggajian di mesin penjurnalan.

Sebelum mulai: yang disiapkan sekali

Fungsi: sebelum tagihan biaya atau jurnal pertama, modul ditautkan ke bagan akun dari Pengaturan → Akun. Tanpa akun-akun ini sistem menolak memposting dan menyebutkan setelan yang kurang.

Setelan	Kegunaan
Piutang siswa	Sisi debit setiap tagihan biaya — yang menjadi kewajiban wali.
Pendapatan SPP	Sisi kredit komponen biaya saat tagihan diterbitkan.
Pendapatan diterima di muka	Kewajiban ketika pembayaran mencakup semester yang belum dimulai; diakui sebagai pendapatan seiring berjalannya semester.
Saldo dompet siswa	Kewajiban kantin: dikredit saat pengisian, didebit saat pembelian.
Denda perpustakaan	Pendapatan dari denda keterlambatan dan kehilangan.
Biaya pendaftaran	Pendapatan biaya pendaftaran (diterima tunai tanpa tagihan).
Gaji guru / utang gaji	Beban penggajian dan kewajibannya saat siklus diposting.

ℹ️ Tab «Sekolah» pada Pengaturan memuat setelan perpustakaan (masa pinjam, denda harian, maksimum peminjaman) dan portal pendaftaran (buka/tutup, biaya pendaftaran, teks sambutan) — setelan berada di layar pengaturan, bukan di layar kerja.

Struktur akademik

Jalur: Sekolah → Tahun ajaran / Tingkat / Rombel / Mata pelajaran / Guru — /school/years

Fungsi: struktur yang disusun sekali sebelum tahun ajaran; setiap catatan berikutnya bersandar padanya. Urutan logisnya: tahun ajaran → tingkat → rombel → mata pelajaran → guru → penugasan → jadwal.

Layar	Keterangan
Tahun ajaran	Tahun beserta kode dan semesternya, dengan status (direncanakan / berjalan / ditutup). Tahun yang ditutup mengunci penilaian dan penyuntingan.
Tingkat	Kelas satu hingga kelas akhir, dengan jenjang dan urutannya.
Rombel	Rombel berada di bawah satu tingkat dalam satu tahun, dengan kapasitas, wali kelas dan ruang. Melebihi kapasitas ditolak saat pendaftaran.
Mata pelajaran	Mata pelajaran dengan kode dan jumlah jam pekanannya, serta apakah termasuk inti (masuk total) atau kegiatan.
Guru	Kartu guru dengan batas beban pekanan, dan tautan ke pengguna sistem yang mengaktifkan "guru hanya melihat rombelnya".
Penugasan mengajar	Rombel × mata pelajaran × guru × jam pekanan — masukan bagi jadwal sekaligus penginputan nilai.

⚠️ Kesalahan umum: penugasan yang melampaui batas beban guru ditolak saat menyimpan dengan pesan yang menyebut batas dan totalnya — tinjau pembagian beban alih-alih menghapus batasnya.

Jadwal pelajaran dan generator otomatis

Jalur: Sekolah → Jadwal pelajaran — /school/timetable

Fungsi: grid hari × jam per rombel. Sel diisi dengan memilih penugasan (mata pelajaran beserta gurunya), sehingga menjadwalkan mata pelajaran tanpa penugasan mustahil. Server menolak tiga bentrok: rombel dengan dua mata pelajaran pada jam yang sama, guru di dua rombel, dan ruang yang dipesan dua kali.

Penyusunan otomatis: tombol "Buat otomatis" menyusun jadwal dari penugasan: menyebar mata pelajaran antar hari, membatasi jam berurutan, dan menyeimbangkan beban harian. Pratinjau tidak menulis apa pun — ia melaporkan berapa jam tertempatkan dari berapa yang dibutuhkan, kendala yang gagal diselesaikan beserta alasan tertulisnya, dan peringatan batas beban.

Kolom	Keterangan
Hari kerja	Hari yang menjadi dasar grid (Minggu–Kamis secara bawaan).
Maks. jam berurutan per mapel	Dua kadang berguna (praktikum), empat adalah bencana — batasnya di tangan Anda.
Semua rombel	Menyusun untuk seluruh rombel atau hanya yang terpilih, sambil menghormati yang sudah terjadwal di tempat lain.
Terapkan jadwal sebagian	Persetujuan tegas bahwa Anda menerima jadwal yang belum lengkap. Tanpa itu sistem menolak menuliskannya.

💡 Membaca hasilnya: "140/140 tertempatkan" berarti jadwal lengkap. "132/140" disertai daftar yang menyebut di mana dan mengapa — misalnya "3 jam matematika di 1/A belum tertempatkan karena gurunya sibuk di semua slot yang tersedia".

ℹ️ Penyuntingan manual sesudahnya tetap perlu: tak ada generator yang tahu bahwa guru kelas dua tak boleh dijadwalkan hari Rabu. Sesuaikan sel setelah diterapkan; penjagaan bentrok tetap aktif.

Siswa dan penerimaan

Jalur: Sekolah → Pendaftaran / Wali / Siswa / Pendaftaran ulang — /school/admissions

Fungsi: daur hidup siswa dari pendaftaran hingga terdaftar. Wali adalah entitas mandiri yang tertaut ke beberapa siswa dengan hubungan yang jelas — dan itulah yang memungkinkan potongan saudara, tagihan keluarga, dan portal keluarga.

Layar	Keterangan
Pendaftaran siswa	Jalur tujuh status: masuk → ditinjau → wawancara dijadwalkan → diterima / ditolak → terdaftar / ditarik. Setiap pendaftaran punya nomor dan kunci pelacakan.
Wali	Nama, telepon dan identitas, tautan ke siswa (hubungan, kontak utama, hak menjemput dari gerbang, penerima notifikasi), serta pembuatan akun portal.
Siswa	Kartu siswa dengan kode, foto, rombel, dan data wali ringkas yang dibaca perangkat gerbang.
Pendaftaran ulang	Satu catatan per siswa per tahun dengan status (baru / lanjut / pindahan / mundur / lulus) dan tanggalnya — dasar kenaikan kelas massal dan transkrip bertahun-tahun kemudian.

ℹ️ Membuka pendaftaran: dari Pengaturan → Sekolah. Formulir publik menolak pendaftaran saat ditutup, dan kiriman ganda pada hari yang sama mengembalikan pendaftaran pertama alih-alih membuat yang kedua.

Wali membuka /apply/<kode-sekolah> dan mengisi formulir — tanpa login.
Ia menerima nomor pendaftaran dan kunci pelacakan untuk memeriksa status kapan saja.
Sekolah memindahkannya ke "ditinjau", lalu menjadwalkan wawancara dengan nilai dan catatan tertulis.
Menerima biaya pendaftaran memunculkan jurnal otomatis: debit kas / kredit pendapatan pendaftaran.
Keputusan: diterima (tingkat wajib dipilih) atau ditolak dengan alasan tertulis.
Tombol "Jadikan siswa" membuat sekali klik: siswa, walinya (atau menautkan ke wali yang ada bila nomor teleponnya sama — berarti kakaknya) dan pendaftaran ulangnya. Konversi tak pernah terjadi dua kali.

Kehadiran dan perilaku

Jalur: Sekolah → Presensi jam pelajaran / Catatan kehadiran / Izin — /school/period-attendance

Fungsi: kehadiran dari tiga sumber dalam satu catatan: pemindaian gerbang (aplikasi ESIS ATTEND), presensi guru per jam pelajaran, dan entri manual untuk koreksi. Statusnya lima, bukan dua: hadir / terlambat / alfa / izin / pulang awal.

Layar	Keterangan
Presensi jam pelajaran	Daftar rombel terbuka dengan semua hadir; guru cukup mengetuk yang tidak hadir lalu menyimpan — di bawah dua menit.
Catatan kehadiran	Pemindaian gerbang beserta waktunya; notifikasi kedatangan kepada wali dikirim dari sini.
Izin ketidakhadiran	Diajukan wali dari portalnya dengan lampiran surat dokter, sampai ke wakil kepala berstatus "menunggu"; persetujuan mengubah hari itu dari "alfa" menjadi "izin", tercatat siapa menyetujui dan kapan.
Jenis perilaku dan catatannya	Pelanggaran dan poin positif beserta nilainya; saldo siswa tampil di rapor dan portal.
Berkas kesehatan	Imunisasi, alergi, penyakit menahun dan kunjungan klinik — dengan peringatan bagi guru bila perlu.
Perangkat gerbang	Perangkat beserta kuncinya; perangkat memindai luring lalu menyinkronkan tanpa menggandakan catatan.

💡 Persentase kehadiran dihitung atas hari sekolah yang sebenarnya, bukan hari kalender, sehingga libur tidak pernah dihitung sebagai ketidakhadiran bagi semua orang.

Pembelajaran dan penilaian

Jalur: Sekolah → Tugas / Jenis penilaian / Input nilai / Hasil belajar — /school/assessments

Fungsi: dari tugas harian hingga rapor yang disahkan. Nilai akhir adalah komposisi berbobot: persentase mata pelajaran = jumlah (nilai ÷ maksimum × bobot jenis) dibagi bobot penilaian yang benar-benar diinput — sehingga semester yang baru separuh dinilai tetap menghasilkan persentase yang benar.

Layar	Keterangan
Tugas	Menerbitkan tugas untuk rombel beserta lampiran dan tenggatnya; siswa mengumpulkan dari portalnya dan guru menilainya. Status pengumpulan dihitung di server dari tenggat, bukan dari klaim peramban.
Jenis penilaian	Tugas / tengah semester / akhir / praktik… masing-masing dengan bobot persen. Jumlah bobot harus 100%.
Skala nilai	Rentang skala: 90–100 sangat baik, 80–89 baik… dan skala tersendiri per jenjang bila perlu.
Input nilai	Layar guru, terbatas pada rombel dan mata pelajarannya. "Tidak hadir" dihitung nol sedangkan "belum diinput" dilewati.
Ujian	Jadwal ujian, panitia, denah kursi dan pengawas, beserta input hasilnya.
Hasil dan rapor	Hasil semester dan tahunan beserta keputusan kenaikan, rapor dwibahasa siap cetak, dan transkrip lintas tahun.

⚠️ Pengesahan membekukan cuplikan: apa yang dicetak dan diserahkan kepada orang tua tidak berubah bila nilai dikoreksi kemudian. Membatalkan pengesahan membuat hasil kembali "hidup" untuk disahkan ulang.

Biaya sekolah dan keuangan

Jalur: Sekolah → Komponen biaya / Rencana biaya / Tagihan — /school/fee-invoices

Fungsi: siklus biaya yang utuh secara akuntansi, bukan sekadar catatan penerimaan. Urutannya: komponen → rencana per tingkat → tagihan per siswa → kuitansi.

Langkah	Yang terjadi
Komponen biaya	SPP, pendaftaran, buku, transportasi, kegiatan… masing-masing dengan akun pendapatannya sendiri — itulah yang membuat "apakah transportasi menutup biayanya?" dapat dijawab.
Rencana biaya	Rencana per tingkat per tahun, dengan angsuran dan tanggal jatuh tempo. Pengecualian (beasiswa, saudara, anak pegawai) berada di tingkat siswa.
Membuat tagihan	Sekaligus dari data pendaftaran siswa: satu tagihan per siswa beserta baris dan angsurannya.
Posting	Debit piutang siswa / kredit pendapatan tiap komponen, dengan potongan yang tersebar pada barisnya.
Penerimaan	Kuitansi melunasi angsuran mulai dari yang paling lama jatuh tempo: debit kas / kredit piutang siswa.
Pembatalan	Membalik jurnal dengan jurnal lawan alih-alih menghapusnya — jejak akuntansinya tetap terlihat.

💡 Laporan penagihan: "penerimaan biaya" dan "umur angsuran" di pusat laporan mengubah pengejaran acak menjadi proses: di bawah 30 hari cukup pengingat, di atas 90 hari perlu keputusan manajemen.

Layanan sekolah: transportasi, kantin dan perpustakaan

Jalur: Sekolah → Transportasi / Dompet kantin / Perpustakaan — /school/transport

Fungsi: layanan yang menguras kantor ketika dijalankan sebagai sistem terpisah — di sini semuanya berbagi satu identitas siswa dan satu pembukuan.

Layanan	Cara kerjanya
Transportasi sekolah	Rute, halte, jadwal dan langganan siswa, dengan pemindaian naik dan turun yang memberi tahu wali. Bus adalah kendaraan di modul Armada lengkap dengan perawatan, bahan bakar dan sopirnya — sehingga biaya rute yang sebenarnya diketahui.
Kantin	Dompet prabayar siswa dengan batas belanja harian, pembelian lewat titik penjualan yang ada. Pengisian adalah kewajiban, bukan pendapatan: debit kas / kredit saldo dompet, dan menjadi pendapatan hanya saat pembelian.
Perpustakaan	Katalog eksemplar, peminjaman bermasa dengan denda keterlambatan yang dibukukan sebagai pendapatan, serta batas jumlah peminjaman terbuka per peminjam.
Surat keterangan	Surat siswa aktif, kelakuan baik dan bebas tanggungan dari templat bernomor urut; isinya disimpan saat penerbitan sehingga yang diserahkan kepada instansi resmi tak pernah berubah.
Pegawai dan penggajian	Pegawai sekolah menurut kategori, dan siklus penggajian berstatus (draf → diposting → dibayar): akrual dibukukan lebih dulu lalu pembayarannya, sehingga tak ada bulan yang bebannya kurang dan bulan berikutnya berlipat.

Portal wali dan siswa, serta pertemuan guru

Jalur: Portal wali / Portal siswa — /portal

Fungsi: dua akun yang dibuat dari kartu wali atau siswa dengan peran sempit. Wali berpindah antar anaknya dalam satu layar dan hanya melihat anaknya sendiri.

Tab	Yang ditampilkan
Kehadiran	Ringkasan bulanan dan hari ketidakhadiran, serta pengajuan izin berlampiran.
Jadwal dan tugas	Jadwal rombel, dan tugas beserta tenggat, status pengumpulan dan nilainya.
Hasil belajar	Hanya rapor yang disahkan — draf sengaja ditolak server.
Biaya	Tagihan yang telah diposting, angsuran, yang sudah dibayar dan yang tersisa, serta rekening koran.
Transportasi, kantin dan perpustakaan	Rute bus, saldo dompet dan rincian belanja, serta peminjaman yang terbuka.
Pertemuan	Memesan sesi dengan guru pada hari terbuka — satu sesi per guru per siswa, dengan pengingat sehari sebelumnya.

ℹ️ Pertemuan orang tua (layar admin): buat jendela hari terbuka dengan rentang waktu dan durasi sesi, lalu "buat sesi" untuk guru terpilih, kemudian terbitkan. Sebelum diterbitkan wali tidak melihat apa pun. Sesi yang sudah dipesan terlindungi: tak dapat diblokir dan rentang jendela tak dapat diubah sesudahnya.

Peringatan dini dan laporan

Jalur: Sekolah → Peringatan dini & analitik — /school/analytics

Fungsi: sistem membaca tiga sinyal sekaligus — kehadiran, nilai dan perilaku, ditambah tekanan keuangan — lalu menghasilkan daftar siswa berisiko dengan alasan tertulis, bukan angka telanjang.

Indikator	Makna
Ambang risiko	Disetel konselor pada layar yang sama (kehadiran 85%, nilai 60%, perilaku −5 secara bawaan) — setel hingga daftarnya dapat ditindaklanjuti, biasanya 5–10% siswa.
Efektivitas guru	Membandingkan hasil mata pelajaran antar rombel — dibaca sebagai pertanyaan, bukan vonis, dan ditampilkan bersama jumlah hasil yang mendasarinya.
Indikator sekolah	Tingkat kehadiran, rata-rata nilai, jumlah siswa berisiko, tingkat penerimaan biaya, tingkat retensi.
Laporan sekolah	Di pusat laporan: kehadiran bulanan, absensi kronis, tingkat kehadiran per rombel, transkrip, naik/tinggal kelas, penerimaan biaya, umur angsuran, transportasi, kantin, perpustakaan, surat keterangan, penggajian, dan corong penerimaan.

💡 Asisten AI: tanyakan "berapa yang absen hari ini?" atau "siapa yang menunggak angsuran?" dan ia menjawab dari data sekolah Anda sendiri.