قواعد التحقّق
ما الذي يعترضك وأنت تحفظ مستنداً، ولماذا، وما الذي بيدك أن تغيّره. كل قاعدة بلغة عملك لا بمصطلح تقني — واسمُها ونصُّها هما ما تراه على الشاشة حرفاً بحرف.
كيف تقرأ هذا الدليل
لكل قاعدة درجةٌ واحدة تحدّد ما تفعله بك حين تتحقّق. والدرجات ثلاث، مرتّبةٌ من الأشدّ إلى الألين:
| الدرجة | ماذا يحدث |
|---|---|
| منع | لا يُحفظ المستند ولا يُرحَّل حتى يُصحَّح ما نُبِّه عليه. لا تُوضع هنا إلا الحالات التي يكون تمريرها إفساداً للدفاتر أو مخالفةً يُسأل عنها أحد. |
| تحذير | ينبّهك النظام ويمضي بك إن أكّدت — لأن الحالة قد تكون قراراً تجارياً صحيحاً: بيعٌ بخسارة لتصريف، تجاوزٌ لحدّ ائتمانٍ بموافقة. |
| إعلام | معلومةٌ تُعرض ولا تعترضك: صنفٌ متوفّر في مستودعٍ آخر، مورّدٌ باعك أرخص، فترةٌ تُقفل بعد أيام. تُقرأ وتُهمل بلا تبعة. |
ℹ️ علامة … في نصّ الرسالة موضعٌ يضع فيه النظام الرقم أو الاسم الفعليّ عند ظهورها لك.
الدرجة قرارُ شركتك لا قدرٌ مكتوب. من شاشة الإدارة ← قواعد التحقّق ترى كل قاعدة وتغيّر درجتها لشركتك: ترفع تحذيراً إلى منع إن أردت الشدّ، أو تخفض منعاً إلى تحذير إن كان لا يناسب عملك، أو تطفئ القاعدة أصلاً. ومعها العتبة: الرقم الذي تبدأ القاعدة عنده — كم يوماً يُعدّ التاريخ قديماً، وكم نسبةً يُعدّ السعر بعيداً. وما تراه في هذا الدليل هو الوضع الافتراضي عند تسليم النظام.
نسبة التصحيح تحكم على القاعدة. الشاشة نفسها تعرض لكل قاعدة كم مرّةً ظهرت وكم مرّةً صحّح المستخدم مستنده بعدها. القاعدة التي تُتابَع دون تصحيحٍ في أغلب مرّاتها ضجيجٌ لا رقابة — اخفضها إلى إعلام أو أطفئها، فالتنبيه الذي يُتجاهل يُعلّم تجاهل ما بعده.
والصمت عند غياب البيانات مقصود. قواعد كثيرة هنا تقيس مستندك بتاريخك أنت: معتاد سعر هذا المورّد، معتاد كمية هذا العميل، معتاد ساعات هذا المستخدم. وهذه لا تتكلّم قبل أن يتكوّن تاريخٌ كافٍ تُقاس عليه. فإن لم يظهر لك تنبيهٌ تتوقّعه في شركةٍ جديدة، فذلك عملٌ لا عطل: لا نمط يُقاس عليه قبل أن يتكوّن نمط.
القيود والحسابات 18 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| القيد غير متوازن مجموع المدين … ومجموع الدائن …، والفرق …. القيد لا يُحفظ حتى يتساوى الطرفان. | منع | قيد يومية |
| لا يمكن الترحيل على هذا الحساب حساب … — … حساب مجمّع، ورصيده يُجمَّع من حساباته الفرعية. اختر حساباً فرعياً منه. | منع | كل المستندات |
| حساب موقوف حساب … — … موقوف، فلا يقبل حركة جديدة. أعِد تفعيله من دليل الحسابات إن كان ما زال مستعملاً. | منع | كل المستندات |
| سطر بمدين ودائن معاً هذا السطر يحمل … مديناً و… دائناً في آن. لا معنى محاسبياً لذلك — اجعله في طرف واحد، أو افصله سطرين. | منع | قيد يومية |
| هذا القيد يقلب رصيد الحساب حساب … — … طبيعته … ورصيده الآن …. هذا السطر يخصم منه … فينقلب رصيده إلى … في الجانب المخالف — أي دفعةٌ زائدة أو حسابٌ خاطئ. إن كانت دفعة مقدّمة مقصودة فتابع. | تحذير | قيد يومية |
| سطر بلا مبلغ هذا السطر عليه حساب بلا مدين ولا دائن. غالباً سطرٌ نُسي أو حُذف مبلغه ولم يُحذف هو. | تحذير | قيد يومية |
| قيد مكرر القيد … بنفس التاريخ ونفس المبلغ … ونفس الحسابات مرحَّل بالفعل. راجعه قبل الترحيل — أو تابع إن كان قيداً يومياً متكرراً. | تحذير | قيد يومية |
| ربط حسابين لم يجتمعا من قبل «…» مديناً مقابل «…» دائناً — لم يجتمع هذان الحسابان في قيد مرحَّل قبل اليوم. راجع الحسابين قبل الترحيل. العتبة الافتراضية: 200 | إعلام | قيد يومية |
| لا سعر صرف مسجَّلاً المستند بعملة … ولا سعرَ صرفٍ مسجَّلاً لها — السعر المكتوب بلا مرجعٍ يُقاس عليه. سجِّله في شاشة أسعار الصرف. | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| سعر الصرف قديم آخر سعرٍ مسجَّل لعملة … بتاريخ … — عمرُه … يوماً. العتبة الافتراضية: 7 | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| تركيبة أبعاد غير مسموحة حساب «…» لا يُقبل على هذا الـ…. المسموح: …. | تحذير | كل المستندات |
| حساب نتيجة بلا مركز تكلفة حساب … — … حساب إيراد أو مصروف بلا مركز تكلفة. المبلغ سيدخل النتيجة بلا صاحب، ولن يظهر في تحليل الربحية ولا في كشف حساب أي مركز. | تحذير | قيد يومية |
| مركز تكلفة موقوف مركز التكلفة … موقوف — انقل السطر إلى مركزٍ نشط، أو أعد تفعيله من شاشة مراكز التكلفة إن كان ما زال مستعملاً. | تحذير | كل المستندات |
| تجاوز الموازنة هذا القيد يرفع «…» إلى … وموازنة … هي …. | تحذير | قيد يومية |
| قيد على حساب حسّاس حساب «…» (…) موسومٌ حسّاساً — القيد عليه مشروع، ويستحق نظرةً ثانية. | تحذير | قيد يومية |
| الموازنة تقترب من النفاد بهذا القيد تبلغ «…» …٪ من موازنة … (…). العتبة الافتراضية: 80 | إعلام | قيد يومية |
| الموازنة تُستهلك أسرع من الزمن … — فترة …: استُهلك …٪ ولم يمضِ إلا …٪ من المدة. بهذه الوتيرة تنفد قبل موعدها. العتبة الافتراضية: 25 | إعلام | قيد يومية |
| تاريخٌ داخل تسوية مقفلة تاريخ المستند … يسبق آخر تسوية بنكية مقفلة على هذا الحساب. حركةٌ تُضاف قبلها تجعل الكشف المُسوَّى لا يطابق الدفتر — أدخِلها بتاريخٍ بعد التسوية أو افتح التسوية أولاً. | تحذير | كل المستندات |
المبيعات والمشتريات 33 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| سعر وحدة سالب سعر «…» مُدخَل بالسالب (…). الخصم يُدخَل في خانة الخصم لا سعراً سالباً، وإلا اختلّ متوسط سعر البيع في التقارير. | منع | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| كمية سالبة كمية «…» سالبة (…) — المردودات لها مستنداتها الخاصة. | منع | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، أمر تصنيع |
| وحدة غير معرَّفة على بطاقة الصنف …: معامل الوحدة … لا يطابق وحدات الصنف المعرَّفة (…). عرّف الوحدة في البطاقة أو صحّح السطر — وإلا دخل المخزون بكمية خاطئة لا يكشفها ميزان. | منع | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| طرف موقوف حساب «…» موقوف — لا يجوز الترحيل عليه حتى يُعاد تنشيطه. | منع | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| صنف موقوف الصنف «…» موقوف ولا يُتعامل به. | منع | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، أمر تصنيع |
| خصم فوق صلاحيتك خصم «…» …٪ وصلاحيتك …٪ — الخصم وهبٌ من هامش الشركة. | منع | فاتورة مبيعات |
| تحت أدنى سعر سعر «…» … وأدنى سعرٍ له … (بالوحدة الأساسية). | منع | فاتورة مبيعات |
| رقم مستند المورّد مستعمَل من قبل يوجد مستند سابق لـ«…» بنفس الرقم. إمّا أن الفاتورة أُدخلت مرتين وإمّا أن الرقم خاطئ — وكلاهما يُصحَّح قبل الحفظ حتى لا يُدفع المبلغ مرتين. | منع | فاتورة مشتريات |
| بيع تحت التكلفة سعر «…» … وتكلفته … — بخسارة …٪. مشروع في التصفية وتصريف الراكد، وإلا فهو خطأ لا يظهر إلا في تقرير الأرباح آخر الشهر. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| أقل من التكلفة بكثير …: السعر … والتكلفة … — أقل بنحو …٪. تأكد من الخانة العشرية قبل الحفظ. العتبة الافتراضية: 30 | تحذير | فاتورة مبيعات |
| كمية صفر سطر «…» بكمية صفر. سيمرّ بلا صرفٍ من المخزن وبلا قيمة في الفاتورة، ولا يُكتشف غالباً إلا عند التسليم. | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| تجاوز حدّ الائتمان رصيد «…» … وهذه الفاتورة … — فيبلغ … وحدُّه …، بزيادة …. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| فاتورة بلا إذن استلام «…» يُفوتَر بلا إذن استلام — وهذا المورّد يمرّ من الأذون عادةً. | تحذير | فاتورة مشتريات |
| الفاتورة تجاوزت المستلَم مجموع المفوتَر من «…» بلغ … والمستلَم على الإذن … هو …. | تحذير | فاتورة مشتريات |
| السعر فوق أمر الشراء سعر «…» يفوق سعر الأمر … (…) بنسبة …٪. العتبة الافتراضية: 5 | تحذير | فاتورة مشتريات |
| أعلى من سعر الشراء المعتاد سعر … هنا … بينما معتاد هذا المورّد … — أعلى بنحو …٪. راجع الاتفاق أو تأكد من الوحدة المُدخلة. العتبة الافتراضية: 15 | تحذير | فاتورة مشتريات |
| أمر شراء بلا طلب شراء هذا الأمر لا يستند إلى طلب شراء معتمَد، وشركتك تعمل بالطلبات. اربطه بطلبه أو اعتمده بعلمٍ بأنه بلا طلب. | تحذير | أمر شراء |
| مستند مشابه جداً لنفس الطرف مستندٌ مرحَّل بنفس المبلغ (…): «…» بتاريخ … — تأكد أنها ليست نفس الفاتورة برقمٍ آخر. العتبة الافتراضية: 7 | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، سند صرف مورّد، سند قبض عميل، أمر شراء، تسوية مخزنية |
| حساب الدفع موقوف حساب … — … موقوف فلا يخرج منه مال. اختر حساب خزينةٍ أو بنكٍ نشطاً، أو أعد تفعيله من دليل الحسابات. | منع | سند صرف مورّد، سند قبض عميل |
| مستفيد غير معتمَد للصرف … غير معتمَد للصرف، فلا يخرج له مال. اعتمده من بطاقة المورّد إن كان القرار قد تغيّر. | منع | سند صرف مورّد |
| رصيد متأخر على «…» رصيدٌ متأخر … جاوز أيام السداد (… يوماً). | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| الكمية تجاوزت سقف الصنف كمية «…» في المستند … وسقفه … بالوحدة الأساسية. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| الرصيد يتجاوز سقف الصنف …: الرصيد بعد هذه الفاتورة … والسقف …. رأس مالٍ راكد وتكلفة تخزين — إلا أن يكون شراءً لموسم. | تحذير | فاتورة مشتريات |
| تجاوز سقف التعاقد مع المورّد مشتريات السنة من … تبلغ … بهذا المستند، والسقف … — بزيادة …. ارفع السقف أو راجع الالتزام. | تحذير | فاتورة مشتريات، أمر شراء |
| كمية الشراء فوق سقف الصنف …: مجموع الكمية … والسقف … للمستند الواحد. تأكد من الكمية قبل الالتزام. | تحذير | فاتورة مشتريات، أمر شراء |
| هامش أقل من الحدّ هامش «…» …٪ وأدنى المقبول …٪. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| الرصيد لا يكفي الصنف «…» مطلوبٌ منه … والمتاح في المستودع … — ناقص …. راجع الكمية أو أدخِل الوارد قبل البيع. | منع | فاتورة مبيعات، أمر تصنيع |
| تحت حدّ الطلب يتبقّى من «…» … بعد هذا الصرف، وحدّ الطلب …. | إعلام | فاتورة مبيعات |
| خصم قرب حدّك خصم «…» …٪ وصلاحيتك …٪. العتبة الافتراضية: 90 | إعلام | فاتورة مبيعات |
| يقترب من حدّ الائتمان رصيد … بعد هذا المستند … — …٪ من سقفه …، والمتبقي …. تنبيهٌ للترتيب قبل أن يبلغ السقف. العتبة الافتراضية: 80 | إعلام | فاتورة مبيعات |
| سعرٌ يخالف المعتاد الصنف «…» بِيع لهذا العميل بمتوسط …، وسعره هنا … — بفارق …٪. للعلم فقط. العتبة الافتراضية: 25 | إعلام | فاتورة مبيعات |
| يوجد مورّد أرخص …: اشتريناه من … بسعر … خلال السنة — أوفر بنحو …٪. للعلم قبل التفاوض؛ السعر ليس كل الصفقة. العتبة الافتراضية: 10 | إعلام | فاتورة مشتريات |
| يوجد مورّد مفضَّل لهذا الصنف …: … مورّد مفضَّل ويوفّره. للعلم فقط — للعدول أسبابه (نفاد مخزون، عجلة، جودة). | إعلام | فاتورة مشتريات، أمر شراء |
النقدية والخزائن 8 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| شيك بلا رقم أداةُ الدفع شيك ولم يُكتب رقمه. لا يُرحَّل السند بلا رقم: صفُّ الشيك يُفتح فارغَ الهوية، فلا تجده بعد اليوم بحثاً برقمه ولا يذكّرك به تقرير — وتصحيحُه بعدها يحتاج فكَّ ترحيل. | منع | سند صرف مورّد، سند قبض عميل |
| شيك بلا تاريخ استحقاق أداةُ الدفع شيك ولم يُكتب تاريخ استحقاقه. بلا تاريخٍ يُسجَّل الشيك مستحقاً منذ سنة 0001: يظهر متأخراً في كل تقرير، ويسقط من كل متابعةٍ للاستحقاقات القادمة. | منع | سند صرف مورّد، سند قبض عميل |
| رقم شيك مكرر الشيك رقم … مسجَّلٌ من قبلُ لنفس الطرف على السند …. إن كان شيكاً آخر من دفترٍ جديد فامضِ، وإن كان هو نفسه فأنت تسجّله مرتين. | تحذير | سند صرف مورّد، سند قبض عميل |
| استحقاق الشيك بعيد استحقاق الشيك بعد … يوماً — أبعدُ من … يوماً. راجع السنة في التاريخ: خطأٌ برقمٍ واحد يزيح الاستحقاق سنةً كاملة. العتبة الافتراضية: 180 | تحذير | سند صرف مورّد، سند قبض عميل |
| دفعة نقدية فوق الحدّ المبلغ … نقداً، والحدّ المضبوط …. التعامل النقدي فوق الحدّ القانوني يُسقط خصمَ المصروف ضريبياً في كثيرٍ من البلدان — والتحويل البنكي بديلٌ يُوثّق. العتبة الافتراضية: 0 | تحذير | سند صرف مورّد، سند قبض عميل |
| الصرف يقلب الرصيد إلى سالب رصيد … هو … والمصروف … — أي عجزٌ قدره …. إن كان ثمّة إيداعٌ لم يُسجَّل بعدُ فسجّله أولاً، وإلا فراجع الخزنة المختارة. | تحذير | سند صرف مورّد |
| تحصيل الشيك قبل استحقاقه الشيك … يستحق في … — بعد … يوماً. تقديمُه للبنك قبل موعده يرتدّ غالباً: تُدفع عمولةُ ارتدادٍ وتُقيَّد على ساحبه حادثةٌ لا ذنب له فيها. | تحذير | فعل على شيك |
| شيك مضى على استحقاقه الشيك … كان يستحق في … — منذ … يوماً. يسقط حقُّ تقديم الشيك للبنك بعد ستة أشهر في أكثر تشريعات المنطقة، فاطلب بديلاً عنه بدل إيداعه. العتبة الافتراضية: 180 | تحذير | فعل على شيك |
الضرائب والفوترة الإلكترونية 8 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| نسبة الضريبة تخالف الصنف نسبة السطر على «…» …٪ ونسبة بطاقته …٪. | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| ضريبة مُصفَّرة بلا إعفاء «…» نسبتُه …٪ وسطرُه مُصفَّر — والعميل غير معفًى. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| عميل معفًى تُحمَّل عليه ضريبة «…» معفًى (مرجع الإعفاء: …) وهذا السطر يحمل ضريبة. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| إعفاء غير صالح إعفاء «…» بلا رقم قرارٍ يُبرَز للمأمورية — أكمل بطاقته أو حمِّل الضريبة. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| إجمالي الضريبة لا يطابق السطور المكتوب … والمحسوب من السطور …. العتبة الافتراضية: 1 | تحذير | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| الشركة بلا رقم ضريبي مسجَّل الفوترة الإلكترونية مفعَّلة ولا رقم ضريبي للشركة — الإرسال يسقط بخطأ لا برسالة رفض، فتتراكم الفواتير غير مرسَلة بلا سبب ظاهر. أضف الرقم في بيانات الشركة. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| أصناف بلا كود لدى المصلحة … صنف بلا كود EGS ولا باركود: …. سيُرسل كودنا الداخلي وهو غير معروف للمصلحة، فتُرفض الفاتورة بعد إرسالها ويُعاد العمل. أضف الأكواد في بطاقات الأصناف. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| أصناف بلا وحدة معرَّفة لدى المصلحة … صنف بلا وحدة: …. سيُرسل «EA» أي «عدد» — والفاتورة **تُقبل**، فتُسجَّل مئة كيلوغرام «مئة عدد» في المنظومة الوطنية. لا رفض ينبّهك ولا تقرير يكشفه. | تحذير | فاتورة مبيعات |
الرقابة وفصل المهام 12 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| لا توقيع على النفس أنت طالبُ هذا الاعتماد — والتوقيع إقرارُ طرفٍ ثانٍ أن ما فعله الأول صحيح. يعتمده زميلٌ آخر. | منع | فعل اعتماد |
| المستويان بيدٍ واحدة اعتمدتَ المستوى الأول لهذا المستند — واعتمادُ المستويين معاً يُلغي معنى المستوى الثاني. | منع | فعل اعتماد |
| مورّد جديد يُدفع له سريعاً بطاقة «…» أُنشئت قبل … يوماً فقط وهذا أول مالٍ يخرج إليه — تسلسلٌ يستحق نظرة. العتبة الافتراضية: 7 | تحذير | سند صرف مورّد |
| بيانات المستفيد عُدِّلت قبيل الدفع بطاقة «…» عُدِّلت في … — راجع ما تغيّر قبل أن يخرج المال. العتبة الافتراضية: 3 | تحذير | سند صرف مورّد |
| تعديلات متكررة بعد الاعتماد عُدِّل هذا المستند … مرةً بعد اعتماده — التوقيع القديم لم يعُد يصف ما تحته. العتبة الافتراضية: 3 | تحذير | كل المستندات |
| حذف متكرر اليوم لهذا المستخدم … عملية حذفٍ اليوم — الحذف ثم إعادة الإنشاء إعادةُ تشكيلِ تاريخ. العتبة الافتراضية: 5 | تحذير | كل المستندات |
| محاولات متكررة على قواعد المنع اصطدمتَ اليوم بقواعد المنع … مرات. إن كان النظام يرفض ما تراه صحيحاً فراجع القاعدة مع الإدارة بدل إعادة الصياغة. العتبة الافتراضية: 5 | تحذير | كل المستندات |
| مبلغ بعيد عن المعتاد المبلغ … يبعد … انحرافاً عن معتادك (…). قد يكون صحيحاً — لكنه يستحق نظرة ثانية. العتبة الافتراضية: 3 | تحذير | كل المستندات |
| خارج نطاق وظيفتك المعتاد «…» ليس من عملك المعتاد — الصلاحية معك، والمستند يستحق نظرةً ثانية. | تحذير | كل المستندات |
| عمل خارج ساعاتك المعتادة الساعة الآن …:00 ومعتادك من …:00 إلى …:00. | تحذير | كل المستندات |
| عدد مستندات غير معتاد هذا مستندك رقم … اليوم ومعتادك … يومياً. العتبة الافتراضية: 3 | تحذير | كل المستندات |
| مبلغ مدوَّر تحت عتبة الاعتماد المبلغ … وعتبة الاعتماد … — أي أقل منها بـ…٪ فقط، وهو رقم مدوَّر. مبلغ يقترب من العتبة بهذا القدر ويكون مدوَّراً يستحق نظرة: إن كان المستند مجزَّأً فاجمعه، وإن كان صحيحاً فامضِ. العتبة الافتراضية: 5 | تحذير | كل المستندات |
قواعد تسري على كل المستندات 18 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| المستند فوق سقفك إجمالي المستند … وسقفك في هذه الشركة …. المبلغ الأكبر يُرحّله من يملك سقفه — راجع مديرك لرفع السقف أو أحِل المستند إليه. | منع | كل المستندات |
| تاريخ في المستقبل تاريخ المستند … — بعد اليوم بـ… يوماً. مشروع في المستندات المؤجّلة، وغالباً خطأ في السنة أو الشهر. | تحذير | كل المستندات |
| مستند قديم تاريخ المستند … — أقدم من اليوم بـ… يوماً، والحدّ المضبوط لشركتك … يوماً. القيود المتأخّرة مشروعة، لكنها تُغيّر تقارير فترة أُقفلت مراجعتها. العتبة الافتراضية: 90 | تحذير | كل المستندات |
| تعديل بعد الاعتماد اعتُمد هذا المستند بمبلغ … في …، وقيمته الآن …. الاعتماد وقع على المبلغ الأول — أعِد المستند إلى الاعتماد ليُعتمد بقيمته الجديدة. | منع | كل المستندات |
| صنف بطيء الحركة … لم يخرج من المخزن منذ … يوماً (آخر خروج …) — تشتري المزيد منه. راجع الكمية أو صرّف الرصيد القائم. العتبة الافتراضية: 180 | إعلام | فاتورة مشتريات، أمر شراء |
| بيانات الطرف ناقصة بطاقة … ينقصها: …. تُطلب عند الفاتورة الإلكترونية والمطالبة — أكملها الآن أهون من إكمالها وقتها. | إعلام | فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات |
| للعميل أمر بيع مفتوح على هذا الصنف الأمر … بتاريخ … ما زال مفتوحاً ويحمل صنفاً من هذه الفاتورة — راجعه كي لا تُشحن البضاعة مرتين. | إعلام | فاتورة مبيعات |
| يوجد طلب شراء معتمَد على هذا الصنف الطلب … بتاريخ … معتمَد ويحمل صنفاً من هذا المستند — اربطه به إن كان هو، وإلا فأنت تشتريه مرتين. | إعلام | فاتورة مشتريات، أمر شراء |
| هامش غير معتاد لهذا الصنف …: هامش هذا السطر …٪ ومعتاد الصنف …٪. راجع السعر أو التكلفة قبل الحفظ. العتبة الافتراضية: 20 | إعلام | فاتورة مبيعات |
| سداد قبل حلول الأجل الفاتورة … يحلّ أجلها بعد … يوماً وتُسدَّد الآن — سيولة تخرج قبل موعدها إلا أن يكون هناك خصم تعجيل. العتبة الافتراضية: 15 | إعلام | سند صرف مورّد |
| متوفّر في مستودع آخر … لا يكفي هنا، ويوجد منه … في …. حوّله أو غيّر مستودع الفاتورة. | إعلام | فاتورة مبيعات |
| للعميل رصيد دائن لدى … رصيد مقبوض غير مخصَّص قدره … — خصّصه على هذه الفاتورة بدل المطالبة بمبلغٍ في يدك منه. | إعلام | فاتورة مبيعات |
| للعميل عرض سعر ساري عرض السعر … بتاريخ … ما زال سارياً لهذا العميل — راجع أسعاره قبل الحفظ. | إعلام | فاتورة مبيعات |
| أقل من الكمية المعتادة للعميل …: الكمية هنا … ومعتاد هذا العميل … — أقل بنحو …٪. تأكد من الكمية أو اعرض عليه المعتاد. العتبة الافتراضية: 50 | إعلام | فاتورة مبيعات |
| الفترة على وشك الإقفال الفترة … تنتهي في … — بقي … يوم. أدخل ما تأخّر قبل الإقفال، فبعده لا يقبل النظام حركة فيها. العتبة الافتراضية: 3 | إعلام | كل المستندات |
| أعلى من متوسطك المبلغ … أعلى من متوسطك …. العتبة الافتراضية: 1 | إعلام | كل المستندات |
| رقم ضريبي مسجَّل على بطاقة أخرى «…» يحمل نفس الرقم الضريبي. الرقم فريد للكيان القانوني، فبطاقتان به تشطران كياناً واحداً إلى اثنين: رصيده موزَّع فلا يبلغ سقفه الائتماني، وكشف حسابه ناقص أبداً، وقد يُدفع له مرتين. راجعهما قبل الحفظ. | تحذير | بطاقة عميل/مورّد |
| تباين كبير في الجرد «…»: التسوية … من رصيد … — أي …٪. فارق بهذا الحجم إما عجز حقيقي يستحق تحقيقاً قبل إقفاله بقيد، وإما خطأ عدٍّ يُصحَّح قبل أن يفسد متوسط التكلفة. العتبة الافتراضية: 50 | إعلام | تسوية مخزنية |
الأصول الثابتة 4 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| الأصل مستبعَدٌ بالفعل الأصل «… — …» خرج من الدفاتر من قبل. استبعادُه ثانيةً يُخرج ما خرج، فيصير مجمّع إهلاكه مديناً بلا أصل. | منع | استبعاد أصل ثابت |
| استبعادٌ قبل الاقتناء تاريخ الاستبعاد … يسبق تاريخ اقتناء الأصل «…» في … — أصلٌ خرج قبل أن يدخل. راجع التاريخ. | منع | استبعاد أصل ثابت |
| مجمّع الإهلاك تجاوز القابل للإهلاك الأصل «…»: المجمَّع … والقابل للإهلاك … — بزيادة …. ربح الاستبعاد سيُحسب على قيمةٍ فاسدة، فصحّح المجمَّع أولاً. | تحذير | استبعاد أصل ثابت |
| بيعٌ بأقل من القيمة الدفترية الأصل «… — …» قيمته الدفترية … ويُباع بـ… — خسارة … (…٪) تُقيَّد في النتيجة. قرارٌ مشروع، لكنه يستحق مراجعة. العتبة الافتراضية: 20 | تحذير | استبعاد أصل ثابت |
التصنيع 2 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| أمر تصنيع بلا مكوّنات لم يُصرف في هذا الأمر شيء، فتكلفة المنتج التام ستكون صفراً — ويدخل المخزون بلا قيمة فيُفسد المتوسط المرجّح لكل ما يليه. أضف الخامات المصروفة. | منع | أمر تصنيع |
| صرفٌ يخالف الوصفة المكوّن «…»: صُرف … والمعياري بحسب الوصفة «…» هو … — بانحراف …٪. راجع الكمية أو الوصفة. العتبة الافتراضية: 10 | تحذير | أمر تصنيع |
المقاولات 2 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| تجاوز موازنة العقد العقد «…» موازنته … وصُرف منه …، وهذا المستند … — فيتجاوزها بـ…. راجع الموازنة أو المبلغ قبل الاعتماد. | تحذير | كل المستندات |
| كمية تتجاوز التعاقد البند «…»: التعاقد …، والمعتمَد سابقاً …، وهذا المستخلص … — بتجاوز …. الاستشاري يشطب الزائد بعد أن نكون رحّلناه إيراداً، فيُصحَّح بقيدٍ عكسي في شهرٍ لاحق. | منع | مستخلص مقاولات |
الاستثمار العقاري 2 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| الوحدة مؤجَّرة في هذه المدة العقد «…» قائمٌ على الوحدة نفسها وتتداخل مدّته مع هذه المدة. عقدان على وحدةٍ واحدة يعنيان فاتورتين لمستأجرين اثنين ومكاناً واحداً. راجع المدة أو الوحدة. | منع | عقد إيجار |
| مدة عقد غير صالحة المدة من … إلى … — تنتهي قبل أن تبدأ أو في يومها. الأقساط والاستحقاق تُقسم على المدة، والصفر لا يُقسم عليه. | منع | عقد إيجار |
أسطول السيارات 3 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| العدّاد أقلّ من قراءةٍ سابقة المركبة …: القراءة هنا … وأعلى قراءةٍ مسجَّلة … — بفارق …. فرق العدّاد يصير سالباً فتفسد تكلفة الكيلومتر في كل تقريرٍ بعده. راجع القراءة، أو تجاوزها إن كانت لوحة العدّاد قد بُدِّلت. | تحذير | مصروف مركبة |
| مصروف بلا قراءة عدّاد المركبة …: المصروف سيُقيَّد صحيحاً لكنه لن يُنسب إلى مسافة — فيسقط من تكلفة الكيلومتر بلا أن يظهر النقص في أي تقرير. أدخل القراءة. | تحذير | مصروف مركبة |
| أوراق المركبة منتهية المركبة …: … انتهى في …. حادثٌ بتأمينٍ منتهٍ يتحوّل من مطالبةٍ إلى خسارةٍ كاملة، والاستمارة المنتهية تُحجز بها المركبة. | تحذير | مصروف مركبة |
الزراعة واستصلاح الأراضي 4 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| تجاوز موازنة المشروع المشروع «…»: موازنته … وصُرف منه …، وهذه التكلفة تتجاوزها بـ…. قرارٌ يملكه صاحب المشروع، لكنه يُرى قبل الصرف لا بعده. | تحذير | تكلفة مشروع استصلاح |
| نوع تكلفة لم يُصرف على هذا المشروع نوع «…» أول مرة على هذا المشروع — المصروف عليه سابقاً: …. تأكد من المشروع ومن نوع التكلفة قبل الترحيل. العتبة الافتراضية: 3 | إعلام | تكلفة مشروع استصلاح |
| تكلفة خارج مدة الموسم الموسم «…» من … إلى …، وتاريخ التكلفة …. الموسم وعاء التكلفة ومنه تُحسب ربحية المحصول — وتكلفةٌ خارجه تقع على الموسم الخطأ. | تحذير | تكلفة موسم زراعي |
| الموسم مقفل الموسم «…» أُقفل وثبتت ربحيته ورُفعت أرقامه. تكلفةٌ تُضاف بعد الإقفال تغيّر رقماً بُني عليه قرار — افتح الموسم أو قيّدها على الموسم الجاري. | منع | تكلفة موسم زراعي |
الموديولات المتخصصة 21 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| دواء مقيَّد بلا روشتة «…» مصنَّف … ولا روشتة على السطر. الصرف يدخل دفتر المخدرات — سجلٌّ لا يُعدَّل — فيبقى شاهداً على المخالفة. اربط الروشتة قبل الصرف. | منع | فاتورة مبيعات |
| صنفٌ يستلزم روشتة «…» معلَّمٌ بأنه يُصرف بروشتة، ولا روشتة على السطر. اربطها أو راجع تصنيف الصنف. | منع | فاتورة مبيعات |
| تشغيلة منتهية الصلاحية «…» من تشغيلةٍ انتهت في …. المنتهي مكانه الإتلاف لا الرفّ — اختر تشغيلةً أخرى. | منع | فاتورة مبيعات |
| تشغيلة تقارب الانتهاء «…» تنتهي في … — بعد … يوماً. ليست خطأً، لكن بعض العملاء يرفضونها. العتبة الافتراضية: 90 | تحذير | فاتورة مبيعات |
| تكاليف بلا وعاءٍ توزَّع عليه الشحنة عليها تكاليف … ولا قيمة بضاعةٍ تُوزَّع عليها — إمّا ألّا فاتورة مرتبطة بالشحنة، وإمّا أن قيمتها صفر. اربط فواتير الشراء أولاً. | منع | شحنة استيراد |
| تكاليف الاستيراد مرتفعة عن قيمة البضاعة التكاليف … مقابل بضاعةٍ بـ… — أي …٪. أكثر ما يسبّبه فاصلةٌ عشرية في بند شحنٍ أو جمارك، وأثره أن ترتفع تكلفة كل صنفٍ في الشحنة. العتبة الافتراضية: 60 | تحذير | شحنة استيراد |
| صبٌّ يتجاوز الطلب الطلب «…»: المطلوب … م³، والمنفَّذ …، وهذا البون … — بتجاوز …. الزيادة إمّا تُصبّ بلا فاتورة وإمّا يرفضها العميل، وتُكتشف بعد أن تتصلّب. | تحذير | بون صبّ خرسانة |
| صنف بلا وصفة «…» يُباع بلا وصفة، فلا يُخصم من المخزون شيء وتخرج تكلفة الطعام صفراً — ويبدو هامش الطبق كاملاً. والمطعم يُدار على نسبة تكلفة الطعام. | تحذير | طلب مطعم |
| الأقساط لا تساوي الصافي صافي الفاتورة … ومجموع الأقساط … — بفارق …. الأقساط هي ما يُطالَب به فعلاً: نقصُها تحصيلٌ ناقص، وزيادتها مطالبةٌ بما لا يُستحق. ولا يظهر الفرق في أي شاشة. | منع | فاتورة رسوم طالب |
| الشهر مسجَّل من قبل الشهر … له صفٌّ بالفعل لهذا الممول في هذه السنة. الشيت صفٌّ لكل شهر — وتكراره يضاعف مبيعاته ومدخلاته في الإقرار المقدَّم للمصلحة. | منع | شيت التعاملات السنوية |
| بند بلا بلد منشأ البند «…» بلا بلد منشأ ولا نسبة محتوى من المورّد، فيُحتسب محلياً بصفر. وهذا يخفض نسبتك عن حقيقتها — راجعه قبل التقديم فقد تخسر عطاءً تستحقّه. | تحذير | إقرار محتوى محلي |
| شهادة المورّد منتهية البند «…» يستند إلى شهادة محتوى محلّي منتهية بتاريخ هذه الفترة. المراجع يُسقط البند كلَّه — اطلب شهادةً سارية من المورّد أو احتسبه مستورداً. | تحذير | إقرار محتوى محلي |
| النسبة دون الحدّ الأدنى نسبة المحتوى المحلي …٪ والحدّ المطلوب …٪. التقديم قرارك — والرقم كما احتسبه النظام. | إعلام | إقرار محتوى محلي |
| الأمر تجاوز التسعيرة المعتمَدة التسعيرة التي وافق عليها العميل … والإجمالي الآن … — زيادة …٪ فوق حدّ …٪. راجع العميل قبل التسليم: التجاوز مشروع إن وافق عليه، والنزاع يقع حين يراه في الفاتورة أوّل مرة. العتبة الافتراضية: 10 | تحذير | أمر إصلاح |
| قطع تُركَّب قبل موافقة العميل الأمر مسعَّر بـ… ولا موافقة مسجَّلة عليه، وفيه بنود قطع. سجّل موافقة العميل (هاتفياً أو حضورياً) قبل التركيب — فالقطعة المركَّبة لا تُردّ. | تحذير | أمر إصلاح |
| أمر بقطع بلا أجرة الأمر فيه قطع ولا بند أجرة واحد. ربح الورشة في الأجرة لا في القطعة — إن كان العمل مجانياً فسجّله بندَ أجرةٍ بصفر ليبقى القرار مكتوباً. | تحذير | أمر إصلاح |
| قراءة العدّاد أقل من السابقة القراءة المُدخلة … وآخر قراءة مسجَّلة لهذه المعدّة …. راجع الرقم: إن كان العدّاد أُعيد ضبطه أو استُبدل فدوّنها في الملاحظات، وإلا فجداول الصيانة الدورية ستُحتسب خطأً. | تحذير | أمر إصلاح |
| بند بسعر صفر في عقد دوري البند «…» بكمية وبسعر صفر — سيُفوتر صفراً كل فترة حتى نهاية العقد، لا مرة واحدة. إن كانت الخدمة مجانية ضمن الباقة فاتركه، وإلا فصحّح السعر الآن. | تحذير | عقد خدمة دوري |
| عقد آخر يتداخل بنفس الخدمة العقد … على نفس العميل والموقع تتداخل مدته مع هذا، ويشترك معه في صنف خدمة — أي أن الخدمة نفسها ستُفوتر مرتين كل فترة. راجعهما قبل التفعيل. | تحذير | عقد خدمة دوري |
| العقد يقارب نهايته ينتهي العقد في … — بعد … يوماً، وهو داخل مدة الإشعار (… يوماً) وبلا تجديد تلقائي. جدّده أو أبلغ العميل قبل أن ينقضي بلا قرار. | إعلام | عقد خدمة دوري |
| تجديد تلقائي بلا تصعيد سعري العقد يتجدد تلقائياً بتصعيد صفر، ومضى عليه … سنة (… يوماً). السعر يتجمّد بينما ترتفع التكلفة — وهذا تآكل هامش لا يظهر في أي تقرير لأن لا شيء تغيّر. العتبة الافتراضية: 365 | إعلام | عقد خدمة دوري |
قواعد جاهزة تُبذر مع الشركة 6 قاعدة
| القاعدة | الدرجة | المستندات |
|---|---|---|
| سطر بيع بسعر صفر «…» يخرج بكمية … وسعرٍ صفر — بضاعةٌ تُسلَّم بلا مقابل. إن كانت عيّنةً أو هديةً فتابع، وإلا فاكتب السعر قبل الترحيل. | تحذير | فاتورة مبيعات |
| سطر شراء بتكلفة صفر «…» يدخل المخزون بكمية … وتكلفةٍ صفر، فينزل متوسطُه المرجّح وتخرج تكلفةُ المبيعات أقلَّ من حقيقتها في كل فاتورةٍ بعده. وميزانُ المراجعة لا يكشفه لأنه متوازن. | تحذير | فاتورة مشتريات |
| مكوّن بتكلفة صفر المكوّن «…» بكمية … وتكلفةٍ صفر — فيدخل المنتجُ التام المخزونَ بتكلفةٍ ناقصة، ويُبنى على الناقص سعرُ بيعه. | تحذير | أمر تصنيع |
| مكوّن بكمية صفر المكوّن «…» بكمية صفر: لن يُصرف من المخزن، فيُحسب التام بخلطةٍ غير التي صُنع بها ولا يظهر النقص إلا في الجرد. | تحذير | أمر تصنيع |
| بون فوق حمولة العربة هذا البون … م³، وحمولةُ الخلّاطة الواحدة دون …. راجع الرقم قبل خروج العربة — الخانةُ الزائدة هنا تُصبّ ولا تُسترد. | تحذير | بون صبّ خرسانة |
| بند مستخلص بفئة صفر البند رقم … بفئة صفر — يُعتمد ويُوقَّع بلا قيمة، ثم يُشطب في المستخلص التالي بحجّة أنه سبق تقديمه. | تحذير | مستخلص مقاولات |