الرئيسية ‹ الوحدات المتخصصة ‹ إدارة المدارس

وحدة إدارة المدارس

نظام إدارة مدارس كامل داخل الـERP: من بوابة القبول الإلكترونية إلى بطاقة التقرير، مروراً بالقيد والحضور والجداول والدرجات، والرسوم التي تُرحَّل إلى الذمم والقيود مباشرة — بلا نظام محاسبي منفصل ولا ملفات تُصدَّر. وتركب خدماته على وحدات النظام نفسها: الباصات على الأسطول، والمقصف على نقاط البيع، والرواتب على دورة القيود.

قبل البدء: ما يُضبط مرة واحدة

الوظيفة: قبل أول فاتورة رسوم أو أول قيد، تُربط الوحدة بدليل الحسابات من الإعدادات ← الحسابات. وبدون هذه الحسابات يرفض النظام الترحيل برسالة تُسمّي الإعداد الناقص.

الإعداد	الاستخدام
ذمم الطلاب	الطرف المدين لكل فاتورة رسوم — رصيد ما على أولياء الأمور.
إيرادات الرسوم الدراسية	الطرف الدائن لبنود الرسوم عند إصدار الفاتورة.
رسوم محصلة مقدماً	التزام يُسجَّل حين يُدفع عن فصل لم يبدأ، ويتحوّل إيراداً مع تقدّم الفصل.
أرصدة محافظ الطلاب	التزام أرصدة المقصف: يُدائن بالشحن ويُمدَن بالشراء.
غرامات المكتبة	إيراد غرامات التأخير والفقد.
رسوم التقديم للقبول	إيراد رسوم طلبات القبول (تُحصَّل نقداً بلا فاتورة).
رواتب المعلمين / رواتب مستحقة الدفع	مصروف الرواتب والتزامها عند اعتماد المسير.

ℹ️ تبويب «المدارس» في الإعدادات: يضم إعدادات المكتبة (مدة الإعارة، الغرامة اليومية، أقصى إعارات) وبوابة القبول (فتح الباب، رسوم التقديم، النص الترحيبي) — الإعدادات في شاشة الإعدادات لا في شاشة العمل.

البنية الأكاديمية

المسار: المدارس ← السنوات الدراسية / الصفوف / الفصول / المواد / المعلمون — /school/years

الوظيفة: الهيكل الذي يُبنى مرة قبل بداية العام، وكل سجل لاحق يُنسب إليه. الترتيب المنطقي: سنة دراسية ← صفوف ← شُعب ← مواد ← معلمون ← إسناد ← جدول.

الشاشة	الوصف
السنوات الدراسية	سنة بكودها وفصولها الدراسية، ولها حالة (مخططة / جارية / مغلقة). السنة المغلقة تمنع الرصد والتعديل فيها.
الصفوف الدراسية	الأول الابتدائي… الثالث الثانوي، بمرحلتها وترتيبها.
الفصول (الشُعب)	شعبة تتبع صفاً في سنة، لها طاقة استيعابية ورائد وقاعة. تجاوز الطاقة يُرفض عند القيد.
المواد الدراسية	المادة بكودها وحصصها الأسبوعية المقرَّرة، وهل هي أساسية (تدخل المجموع) أم نشاط.
المعلمون	بطاقة المعلم بنصابه الأسبوعي الأقصى، وربطه بمستخدم النظام لتفعيل «المعلم يرى شُعبه فقط».
إسناد المواد	شعبة × مادة × معلم × عدد حصص أسبوعية — وهو مُدخل الجدول ومدخل رصد الدرجات معاً.

⚠️ خطأ شائع: إسناد معلم بحصص تتجاوز نصابه يُرفض عند الحفظ برسالة تذكر النصاب والمجموع — راجع توزيع النصاب لا تُلغِ الحدّ.

الجدول الدراسي والمولّد الآلي

المسار: المدارس ← الجدول الدراسي — /school/timetable

الوظيفة: شبكة أيام × حصص لكل شعبة. تُملأ الخانة باختيار إسناد (مادة ومعلمها معاً)، فيستحيل جدولة مادة بلا إسناد. والخادم يرفض ثلاثة تعارضات: شعبة بمادتين في حصة واحدة، ومعلم في شعبتين، وقاعة محجوزة مرتين.

التوليد الآلي: زر «توليد آلي» يبني الجدول من الإسنادات: يوزّع المادة على أيام مختلفة، ويحدّ الحصص المتتالية للمادة، ويوازن حمل اليوم. والمعاينة لا تكتب شيئاً — تعرض كم حصة وُضعت من كم مطلوبة، والقيود التي تعذّر حلّها بسببها المكتوب، وتنبيهات تجاوز النصاب.

الحقل	الوصف
أيام الدوام	الأيام التي يُبنى عليها الجدول (الأحد–الخميس افتراضياً).
أقصى حصص متتالية للمادة	حصتان مفيدتان أحياناً (معمل)، وأربع كارثة — الحدّ بيدك.
كل الشُعب	التوليد لكل الشُعب أو للشعبة المختارة فقط، مع احترام ما هو مجدول للشُعب الأخرى.
اعتماد جدول جزئي	إقرار صريح بقبول جدول ناقص. بدونه يرفض النظام كتابة جدول بقيت فيه حصص بلا مكان.

💡 اقرأ النتيجة هكذا: «وُضعت 140/140» جدول كامل. أما «132/140» فالقائمة تقول أين ولماذا — مثل «بقيت 3 حصص رياضيات في 1/أ لأن المعلم مشغول في كل الخانات المتاحة».

ℹ️ التعديل اليدوي بعده ضروري: لا مولّد يعرف أن معلمة الصف الثاني لا تُجدوَل يوم الأربعاء. عدّل الخانات يدوياً بعد الاعتماد، والحراسة على التعارض تبقى عاملة.

الطلاب والقبول

المسار: المدارس ← طلبات القبول / أولياء الأمور / الطلاب / قيد الطلاب — /school/admissions

الوظيفة: دورة حياة الطالب من الطلب إلى القيد. ولي الأمر كيان مستقل يرتبط بعدة طلاب بصلة قرابة — وهو ما يجعل خصم الأشقاء والفاتورة الموحّدة وبوابة الأسرة ممكنة أصلاً.

الشاشة	الوصف
طلبات القبول	مسار من سبع حالات: وصل ← قيد الدراسة ← مقابلة محدَّدة ← مقبول / مرفوض ← مقيَّد / منسحب. لكل طلب رقم ومفتاح متابعة.
أولياء الأمور	الاسم والهاتف والهوية، وربط بالطلاب (صلة القرابة، جهة الاتصال الأساسية، حق الاستلام من البوابة، استقبال الإشعارات)، وإنشاء حساب بوابة.
الطلاب	بطاقة الطالب بكوده وصورته وشعبته وبيانات ولي أمره المسطّحة التي تقرأها أجهزة البوابة.
قيد الطلاب	قيد لكل طالب في كل سنة بحالته (مستجد / مستمر / محوَّل / منسحب / متخرج) وتاريخه — ومنه الترقية الجماعية آخر العام وكشف الدرجات بعد سنوات.

ℹ️ فتح باب القبول: من الإعدادات ← المدارس. والنموذج العام لا يقبل طلباً والباب مغلق، ويردّ الإرسال المكرّر في اليوم نفسه بالطلب الأول لا بطلب ثانٍ.

ولي الأمر يفتح /apply/كود-المدرسة ويملأ الطلب — بلا تسجيل دخول.
يصله رقم طلب ومفتاح متابعة يرى بهما حالته في أي وقت.
المدرسة تنقله إلى «قيد الدراسة»، ثم تحدّد مقابلة بدرجة وملاحظة مكتوبة.
يُحصَّل رسم التقديم فيُنشأ قيد آلي: مدين النقدية / دائن إيراد رسوم التقديم.
القرار: قبول (يستلزم تحديد الصف) أو رفض بسبب مكتوب.
زر «تحويل إلى طالب» يُنشئ بضغطة: الطالب وولي أمره (أو يربطه بولي أمر قائم إن تطابق الهاتف — فهذا أخ أكبر) والقيد في السنة والشعبة. ولا يتكرّر التحويل.

الحضور والسلوك

المسار: المدارس ← تحضير الحصص / سجل الحضور / أعذار الغياب — /school/period-attendance

الوظيفة: الحضور من ثلاثة مصادر في سجل واحد: مسحة بوابة (تطبيق ESIS ATTEND)، وتحضير المعلم بالحصة، وإدخال يدوي للتصحيح. والحالات خمس لا اثنتان: حاضر / متأخر / غائب / غائب بعذر / انصراف مبكر.

الشاشة	الوصف
تحضير الحصص	كشف الشعبة يفتح والجميع «حاضر»، فيضغط المعلم على الغائبين فقط ويحفظ — أقل من دقيقتين.
سجل الحضور	سجل مسحات البوابة بتوقيتها، ومنه يُرسَل إشعار وصول الطالب لولي أمره.
أعذار الغياب	يقدّمها ولي الأمر من بوابته بمرفق طبي، وتصل الوكيل «قيد المراجعة»؛ واعتمادها يحوّل اليوم من «غائب» إلى «غائب بعذر» موثّقاً بمن اعتمد ومتى.
أنواع السلوك وسجل السلوك	مخالفات ونقاط إيجابية بقيمها، ورصيد الطالب يظهر في البطاقة والبوابة.
الملف الصحي	تطعيمات وحساسية وأمراض مزمنة وزيارات العيادة — وتنبيه للمعلم عند الحاجة.
أجهزة المسح	أجهزة البوابة بمفاتيحها؛ الجهاز يمسح بلا إنترنت ويُزامن لاحقاً بلا تكرار السجل.

💡 نسبة الحضور تُحسب على أيام الدراسة الفعلية لا على أيام التقويم، فالإجازات لا تُحتسب غياباً على الجميع.

التعليم والتقييم

المسار: المدارس ← الواجبات / أنواع التقييم / رصد الدرجات / النتائج — /school/assessments

الوظيفة: من الواجب اليومي إلى بطاقة التقرير المعتمدة. الدرجة النهائية تركيبة موزونة: نسبة المادة = مجموع (الدرجة ÷ العظمى × وزن النوع) مقسوماً على أوزان التقييمات المرصودة فقط — ففصل نصف مرصود يعطي نسبة صحيحة.

الشاشة	الوصف
الواجبات	نشر واجب لشعبة بمرفقاته وموعد تسليمه؛ الطالب يسلّم من بوابته، والمعلم يصحّح ويضع درجة. حالة التسليم تُحسب على الخادم من الموعد لا من ادّعاء المتصفح.
أنواع التقييم	أعمال سنة / نصفي / نهائي / عملي… ولكل نوع وزنه المئوي. مجموع الأوزان يجب أن يساوي 100٪.
مستويات التقدير	شرائح السلّم: 90–100 ممتاز، 80–89 جيد جداً… ويمكن سلّم لكل مرحلة.
رصد الدرجات	شاشة المعلم لشُعبه ومواده فقط. «غائب» يُحتسب صفراً بينما «غير مرصود» يُتخطّى.
الاختبارات	جداول امتحانات ولجان ومقاعد ومراقبون، ورصد نتائجها.
النتائج وبطاقة التقرير	نتيجة الفصل والعام وقرار النجاح، وبطاقة قابلة للطباعة عربي/إنجليزي، وكشف درجات عبر السنوات.

⚠️ الاعتماد يحفظ لقطة ثابتة: ما طُبع وسُلّم لولي الأمر لا يتغيّر لو عُدِّلت درجة بعده. إلغاء الاعتماد يعيد النتيجة «حيّة» ثم تُعتمد من جديد.

الرسوم والمالية

المسار: المدارس ← بنود الرسوم / خطط الرسوم / فواتير الرسوم — /school/fee-invoices

الوظيفة: دورة رسوم محاسبية كاملة لا سجل تحصيل. الترتيب: بند ← خطة لكل صف ← فاتورة لكل طالب ← سند قبض.

الخطوة	ما يحدث
بنود الرسوم	رسوم دراسية، تسجيل، كتب، نقل، أنشطة… لكل بند حسابه الإيرادي المستقل — وهو ما يجعل سؤال «هل النقل يغطّي تكلفته؟» قابلاً للإجابة.
خطط الرسوم	خطة لكل صف في كل سنة، بأقساط لها تواريخ استحقاق. الاستثناءات (منحة، خصم أشقاء، خصم موظفين) على مستوى الطالب.
توليد الفواتير	دفعة واحدة من قيود الطلاب: فاتورة لكل طالب بسطورها وأقساطها.
الترحيل	مدين ذمم الطلاب / دائن إيراد كل بند، مع توزيع الخصم على السطور.
التحصيل	سند قبض يخصم من الأقساط بالأقدم استحقاقاً: مدين النقدية / دائن ذمم الطلاب.
الإلغاء	يعكس القيد بقيد مضاد ولا يمحوه — الأثر المحاسبي يبقى مرئياً.

💡 تقارير التحصيل: «تحصيل الرسوم» و«أعمار الأقساط» في مركز التقارير يحوّلان المطاردة العشوائية إلى عملية: أقل من 30 يوماً تكفيه رسالة، وأكثر من 90 يحتاج قراراً إدارياً.

الخدمات المدرسية: النقل والمقصف والمكتبة

المسار: المدارس ← النقل المدرسي / محافظ المقصف / المكتبة — /school/transport

الوظيفة: الخدمات التي تُنهك المكتب حين تُدار بأنظمة منفصلة — هنا كلها على هوية الطالب نفسها وداخل الدفاتر نفسها.

الخدمة	كيف تعمل
النقل المدرسي	خطوط ومحطات ومواعيد واشتراكات طلاب، ومسح صعود ونزول يُشعر ولي الأمر. الباص مركبة في وحدة الأسطول بصيانتها ووقودها وسائقها — فتُعرف تكلفة الخط الحقيقية.
المقصف	محفظة مسبقة الدفع للطالب بحدّ إنفاق يومي، والشراء على نقاط البيع الحالية. الشحن التزام لا إيراد: مدين النقدية / دائن أرصدة المحافظ، ويتحوّل إيراداً عند الشراء فقط.
المكتبة	فهرس النسخ وإعارة بمدة وغرامة تأخير تُرحَّل إيراداً، وأقصى عدد إعارات مفتوحة للمستعير.
الشهادات والخطابات	شهادة قيد، حسن سير وسلوك، إخلاء طرف — بقوالب ورقم تسلسلي، ونصّ الشهادة يُحفظ لحظة الإصدار فلا يتغيّر ما سُلِّم لجهة رسمية.
الموظفون والرواتب	موظفو المدرسة بفئاتهم، ومسير رواتب بحالاته (مسودة ← مرحَّل ← مدفوع): الاستحقاق يُقيَّد أولاً ثم الدفع — فلا يظهر شهر بمصروف ناقص وآخر مضاعف.

بوابتا ولي الأمر والطالب واجتماعات المعلمين

المسار: بوابة ولي الأمر / بوابة الطالب — /portal

الوظيفة: حسابان يُنشآن من بطاقة ولي الأمر أو الطالب بدورين مقيّدين. ولي الأمر يبدّل بين أبنائه في شاشة واحدة، ولا يرى إلا أبناءه.

التبويب	ما يعرضه
الحضور	ملخص شهري وأيام الغياب، وتقديم عذر بمرفق.
الجدول والواجبات	جدول الشعبة، والواجبات بمواعيدها وحالة التسليم ودرجتها.
النتيجة	البطاقة المعتمدة فقط — المسودة يرفضها الخادم عمداً.
الرسوم	الفواتير المرحّلة والأقساط وما سُدّد وما تبقّى وكشف الحساب.
النقل والمقصف والمكتبة	خط الباص، رصيد المحفظة وكشف مشتريات الطالب، الإعارات المفتوحة.
المواعيد	حجز موعد مع معلم في «اليوم المفتوح» — فترة واحدة لكل معلم لكل طالب، ويصل تذكير قبل الموعد بيوم.

ℹ️ اجتماعات أولياء الأمور (شاشة الإدارة): تُنشئ نافذة يوم مفتوح بمدى زمني ومدة فترة، ثم «توليد الفترات» لمعلمين مختارين، ثم النشر. قبل النشر لا يرى ولي الأمر شيئاً. والفترة المحجوزة محميّة: لا تُحجب ولا يُغيَّر مدى النافذة بعدها.

الإنذار المبكر والتقارير

المسار: المدارس ← الإنذار المبكر والتحليلات — /school/analytics

الوظيفة: يقرأ النظام ثلاث إشارات معاً — الحضور والدرجات والسلوك، مع التعثّر المالي — ويُخرج قائمة الطلاب المعرّضين للخطر بأسباب مكتوبة لا بأرقام مجرّدة.

المؤشر	المعنى
عتبات الخطر	يضبطها المرشد من الشاشة نفسها (حضور 85٪، درجات 60٪، سلوك −5 افتراضياً) — اضبطها حتى تصل إلى قائمة قابلة للعمل، عادةً 5–10٪ من الطلاب.
فاعلية المعلمين	مقارنة نتائج المادة بين الشُعب — تُقرأ سؤالاً لا حكماً، ويظهر معها عدد النتائج المرصودة.
مؤشرات المدرسة	نسبة الحضور، متوسط الدرجات، عدد المعرَّضين للخطر، نسبة التحصيل، نسبة الاستبقاء.
تقارير المدارس	في مركز التقارير: كشف حضور شهري، غياب متكرر، نسبة حضور بالشعبة، كشوف درجات، ناجحون وراسبون، تحصيل الرسوم، أعمار الأقساط، النقل، المقصف، المكتبة، الشهادات، الرواتب، وقمع القبول.

💡 المساعد الذكي: اسأل بالعربية «كم غياب اليوم؟» أو «متأخرو الأقساط؟» فيجيب من بيانات مدرستك أنت.